采购管理制度和操作流程.docxVIP

采购管理制度及采购流程 一、制定目的及范围 为进一步加强公司制度管理，健全企业采购流程，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，制订本制度，为企业带来更多的资金支持。 本制度涉及的采购类别包括：项目采购（材料采购、工程采购）、年度采购、零星采购、应急采购。 本制度涉及的采购物品包括：单价 万元以下的工程设备、工程原料、实验器材、实验药剂、化学药剂、劳保用品、办公用品以及应急事件、突发事件中需要采购的物品。 采购原则 采购公司经营中一项重要的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。 采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格、成本控制等因素，择优选取。 各类物料均应向正规商家采购，原则上要求所有采购物资均应开具发票。 工程物料采购由工程部负责咨询、询价并参与后期谈判。 申购人与采购人不得为同一人。 采购流程 基本流程：采购需求→寻找供应商→询价、比价、议价→采购洽谈→合同的签订→交货验收→质检→入库→计划对账→财务结算 由需求部门填写，按照公司规定的申请单格式，认真详细、清楚的填写采购申请单各项数据（详见细则要求）。填写后由填写人签字确认。 由需求部门填写，按照公司规定的申请单格式，认真详细、清楚的填写采购申请单各项数据（详见细则要求）。填写后由填写人签字确认。 填报申请单 部门审核 总经理 采购部 由需求部门经理（负责人）进行审核，签字后提交商务部，商务部对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交总经理审核。 总经理签字批准后，交由采购部进行采购。 采购部收到经过签字批准的采购申请书，要对申请书的内容进行核对，并与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、采购在途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。 采购申请单的要素 完整的采购申请单应包括以下要素： 申请部门 申购人 申购所属项目 申购的用途 申购的物料名称 申购的物流数量 申购的物流规格 申购物料样品、图纸、技术资料等 申购物品最迟到货时间 申购如有特殊要求请备注 采购申请人签字 项目/部门负责人签字 商务部签字 总经理签字 1 一般采购流程 采购申请 采购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以免重复采购。 采购之前，申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“采购申请单”。其中工程项目采购应提交工程预算，按采购原则进行采购。 紧急采购时，由申购人在“申购单”上勾选“紧急”选项，以便各部门加快流转，及时处理。 若撤销采购，应立即通知采购人，以免造成浪费。 申购 工程项目采购提交工程预算并经公司负责人批准后由申购人填写“采购物资流转单”，其他采购经本部门负责人批准后，由申购人填写“采购物资流转单”。 询价 各部门负责采购的人员分别询价，提供三家以上供应商及价格，财务部提供历史价格加以比对。 采购人询价时应注意审查供应商的主体资格（经营状态、是否按时年检、有无失信记录、是否涉及重大诉讼等），要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。确定供应商后，应要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。确定供应商后，应要求供应商提供证明主体资格的材料（企业提供营业执照副本扫描件、个人提供身份证复印件）。同时，采购人应在“采购物资流转单”上注明所采购物资的商品名称、规格、型号等基本信息。 核价 采购人或相关负责人参考历史价格对拟采购物资进行核价，填写“采购物资流转单”中的“核价结果、核价意见”。 审批 采购人将“采购物资流转单”经逐级审批，报公司各级负责人审批后，方能进行采购。 采购实施与验收入库 “采购物资流转单”经各级负责人审批签字且财务部备案后，由采购人办理借支采购金额或通知财务办进货款手续。 采购人按照核准的“采购物资流转单”向供应商订货，并以电话、传真等方式确定交货日期或到市场采购。对于需要订立买卖合同进行采购的物资，应同时按合同审批程序进行流转。 所有采购物资到货后，由采购人、申购人、入库人协同，按照预定的采购质量标准及数量进行验收，并办理入库手续。如因需立即使用不能及时入库，应先由申购人、采购人验收，在紧急情况接触后，及时办理入库手续。如采购物资质量、数量不符合要求，应及时保存证据，与供应商协调退换货事宜。采购人、入库人验收完毕后，应出具证明验收合格的单据，交予财务部备案。 所有采购物资原则上要求货票同行，采购人应在货到后1个月内办理报销手续，因超过报销时间财务部门不受理报销的，责任由采购人承担。 采购物资不论金额大小，一律由采购人签字，财务部负责人审核，报公司总经理核准签字后方可报销。 采购人应将供应商的送货单及我公司开具的入库单、物资采购流转单、收款收据等单据交予财务部方可结款或开具支票。 2 特殊采购流程 2.1 集中计