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会议住宿安排方案 　　 　　大家知道会议住宿安排方案要怎么写呢?有什么优秀的范文可以借鉴的? 　　 　　大型会议活动的住宿组织需求事前制定计划，内容通常要包含所住宾馆的地点、标准、费用、房间分配原则等。这一计划也能够同饮食组织方清 　　 　　(2)计算住宿人数。可分为两步，第一步依据会议活动告诉的回执、报名表计算到会的大致人数，并据此核算预定的房间数量;第二步是计算实践签到的人数，这一数字对比精确，是最终落实房间和床位的依据。住宿人数应当包含需求住宿的记者、与会者的随行人员以及会务工作人员。 　　 　　(3)剖析与会者的状况。要合理组织住宿就要先剖析与会者的性别、年龄、职务、职称、专业以及生活习惯、相互关系等。通常状况下，应当恰当照看女人、年长者和职务较高者。假如组织两人一间房间，把一样附近专业的与会者组织在一起有利于交流。与会者如带随行人员，可把他们组织在一起或组织在相邻的房间，以便于他们开展工作。但有专门规定的在外。 　　 　　(4)断定预定房间的数量。预定房间的数量既要思考与会者的人数和他们的具体状况，同时也要依据会务办理和效劳的实践需求。比如，有时会务工作部分需在宾馆建立值班室或暂时单位，有时与会者需求在宾 　　 　　馆内会晤客人，这就需求恰当预定若干会客厅。假如分组讨论的会议组织在宾馆内举办，还应预定巨细适中的会议室。有时需求留出机动房间，以便遇到特殊状况时做暂时调剂。 　　 　　(5)与会者签到时分发房间钥匙并由效劳人员引导进入房间。 　　 　　(一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由参会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题: 　　 　　1.遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在距离会场较远的地方。 　　 　　2.参会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。 　　 　　3.会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。 　　 　　因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议服务公司，所以客房和会场预订最好选择会议公司合作，善达公关就是您理想选择之一。 　　 　　(二)住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的： 　　 　　1.告诉饭店所有参会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。 　　 　　2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。 　　 　　3.经由专业会议服务公司代为处理。 　　 　　4.经由主办单位的住宿组人员负责。 　　 　　(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。 　　 　　订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。 　　 　　这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。 　　 　　另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励参会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。 　　 　　住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括： 　　 　　1.注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。 　　 　　2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。 　　 　　3.房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。 　　 　　4.要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。 　　 　　一旦房数被确定后，住宿局/观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。 　　 　　如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些参会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。 　　 　　特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为VIPs(贵宾)使用，其余360间为参会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。 　　 　　详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解： 　　 　　1.特别预订多少房间，什么类别和房价。 　　 　　2