文件收发管理程序.doc

文件收发管理程序 一、目的 规范上级来文及部门发文管理，确保文件办理、签发程序有效控制。 二、适用范围 适用于上级来文以及部门发文的接收、登记、审核、执行、发布及归档。 三、职责 收文：负责对日常工作中收到的文件交相关责任人进行登记，依据批示执行办理，并回复执行情况。 发文：根据部门管理需要，就有关事项草拟文件，并按审批情况行文发布。 管理人：负责文件的接收、登记，并根据文件内容送审、分发、归档。 部门负责人：审核、批准部门各类文件。 四、工作程序 1、收文 1.1文件签收 对收到的各级各类文件，管理人负责收拆、登记、初审、送签、清退和保管；登记内容包括来文部门、来文标题、来文时间、送签领导、拟办意见等，详见附件《收文登记表》。 1.2文件处理与发放 对需要办理的公文，送部门负责人签批，按照批示及时做好办理工作，防止积压误事；部门成员对承办的公文，必须认真负责，按照规定期限办理，不得拖延积压。 对只需要传阅的公文，管理人负责送各班组内部传阅。 公文办完后，及时将公文定稿，正本和有关材料整理归档。 1.3文件的执行回复 成员根据批示在规定时限办理或执行完毕有关事项后，需及时回复办理情况，并将文件所有资料归档备查。对于无法办理的事项，应口头汇报或书面形式说明情况，部门负责人批示同意后，回复情况与收文一起存档。 2、发文 根据管理需要行文的，部门负责人审阅后，管理人填写《发文登记表》后按照要求发放到各班组。 附件一： 收文登记表 来文时间 来文部门 文件标题 内容摘要 送签领导 拟办意见 办理情况 附件二： 发文登记表 发文时间 发文编号 文件标题 附件 签收人 备注 附件三： 文件收发管理办法 1、文件：指集团公司文件、贵州分公司发文件、厂部文件、党委文件、工会文件、团委文件、人资文件、安监文件、生计文件、财务文件、发文等。 2、制度：指各职能部门下发的规章制度，和班组的各项规章制度，以及电力行业的规程、制度等。 3、通报：包括集团公司、贵州分公司、厂级职能部门下发的安全通报、事故快报和简报。 4、以上各种文件、制度、通报的收发由管理员进行，并按照要求做好登记。 5、收发工作要及时，办公室实行文件、制度、通报的传阅制度，管理人员接到后要及时认真地阅读，以便往下传阅，传阅完毕后由安全员装订并收藏。 6、各班组收到各种文件、制度、通报后要及时组织全班人员进行认真的学习并作好记录，将定期检查学习情况（包括对班组人员进行抽问），对未及时组织学习或学习不认真的班组每次考核100元；班组组织学习以后，班员被抽问时大部分内容不清楚的，每次考核50元。 7、班组的文件、制度、通报学习完毕后，要分类进行装订，不能丢失，半年或年终进行检查，每少一份文件或通报、制度，考核50元。 8、各种文件、制度、通报要爱惜，严禁在上面乱涂乱画，违者考核50元。 9、本规定解释权归，自下发之日起开始执行。