京沪科技集团公司资料与记录的保存管理制度.docxVIP

京沪科技集团 资料与记录的保存管理制度 目的 本程序规定了企业各类资料与记录的保存要求，旨在规范企业具体处理和保存各类资料与记录工作；充分利用各种信息资源，防范竞争对手获取企业重要情报资料，规避资料管理中存在的潜在风险。 2．0 要求 2．1 编制资料保存管理程序 2.1.1企业信息中心应当根据本程序的规定和国家有关企业档案管理法规的要求，结合企业实际情况制定企业资料与记录的保存管理程序。资料与记录的保存管理程序应当对企业各种资料与记录的保管、贴标签、授权查阅、销毁和检查等各项工作予以明确。资料与记录保存管理程序经过企业总经理批准后执行。 2.1.2企业信息中心负责统一管理企业的各种文件资料和电子信息资料。企业信息中心应当根据实际条件建立独立的档案管理室，负责统一保管企业的所有文件资料和重要的电子媒介资料。各部门负责人和全体员工包括企业高级管理人员应当协助信息中心档案室管理企业文件资料。 2.1.3企业质量管理部的资料管理人员负责协调质量体系文件管理与企业资料与记录保存管理程序。在条件成熟的企业，建议设立统一的资料与记录保存管理程序。 2.1.4企业内控经理对企业档案室和各部门资料保管工作应当定期或不定期地进行检查；安全保卫部和信息中心负责人应当协助进行此等检查。各部门负责人应当积极配合。 2.1.5企业档案管理人员必须得到政府档案管理机构的任职资格培训并获得上岗资格证书后方可参加档案管理工作。 2.1.6企业人力资源部和内控经理应当组织企业高层负责人、部门负责人、部门资料管理人员和销售部内勤人员参加资料与记录保存管理程序的学习培训。 2．2资料与记录的保管 2·2·1企业应为所有的资料和记录确定合适的保存期限，并按确定的保存期限进行保存。 2·2·2每一个部门应将本程序所列的各种资料和记录的保存责任用正式的、书面 的形式分派给相应的人员。 2．2．3对电子媒介形式的资料和记录应与纸质形式的资料和记录同样对待：确定保存期限并在保存期限内妥善保存。 2．2．4 一些资料和记录对本部门有用但未列入本程序保存范围内的，请直接与内控经理联系，并为此类资料和记录确定合理的保存期限。 2．2．5档案室管理人员和信息中心业务人员应当严格执行档案资料查阅、调阅和复印拷贝管理程序。 2．2．6企业应当明确规定需要交档案室长期保存的资料和记录清单。下述资料和记录必须定期送企业档案室保存： ·董事会纪要和集团总部的各种重要工作批件 ·与政府和行业主管部门的公务往来文件 ·企业工作会议纪要和管理层的重要批件 ·超过一年以上的会计资料 ·企业成立的各种文件资料包括：新项目开发计划、市场调查分析、注册会计师评估资料、立项审批、政府批件和营业执照等 ·各种重要合同协议包括：合资合作协议、资产重组协议、贷款担保协议、重大采购销售合同、新产品开发合同等 ·重要生产技术资料包括：工艺设计、新产品设计、车间平面布置图、专利技术资料等 ·市场调查情报资料包括：市场调查分析、主要竞争对手调查资料、企业主要供应商资料、设备供应商和中介代理商名册等 ·各种企业产权证书包括：房地产产权证、土地使用权证书、特许权使用证等 ·各类设备技术资料包括：零部件编号手册、设备维护保养和使用说明等 ·重大事故调查处理文件等 ·职工人事档案包括：招聘合同、雇员保证书、利益冲突调查、雇员保密协议和保密承诺书及有关书面申明等 ·各类管理程序文件、质量体系文件等文件 ·各部门送交的其他重要资料和记录 ·各种新闻资料和图片 2．2．7 需长期保存的资料和记录应妥善放置在公司的档案室内，以防止在保存期内受潮、受损及非授权接触。公司应对档案室管理定出详细的要求，以保证其中的档案资料的安全保存和按期销毁。每个部门在将资料送交档案室进行归档时，应在资料封面上贴好标签并在标签上注明归档13期、保存期限及销毁13期。 2．2．8在部门内保存的资料和记录，各部门应将其保存在适当安全的地方，以防止在保存期内受潮、受损及非授权接触。资料和记录档案的封面上应贴好标签并在标签上注明卷内内容，保存期及销毁El期。 2．2．9 档案室对来自财务部门的会计档案，应当设置独立的存储区域并严格保管。(参见《会计档案管理》) 2．2．10每一个部门应根据2．2．6规定，将本部门需要长期保存的资料和记录送到公司档案室进行归档，一年至少一次。 2．2．11档案室收到各部门的归档资料后，应根据资料的类别及保存期限将其保存在适当的档案柜中，并在其外面注明归档日期、保存期限、销毁日期及资料所属部门的联系人。 2．2．12 电子资料和记录 保存期少于两年且公司未要求保存原件的资料和