会议流程和服务安排(详细版).docxVIP

WORD 格式可编辑 会议流程及服务安排 一、会前准备 （一）办公室人员收到会议通知， 首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。 （二）确定会议的出席人数， 根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。 （三）草拟会议议程， 经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。 （四）合理安排相关会务工作人员， 其工作人员要做到以下几点： 仪容仪表 着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。 接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。 坐站姿势规范端庄，不翘腿。 语言 语调温和亲切，音量适中，普通话规范。 语言文明礼貌，适时运用“您好” 、“您请用” 、 专业知识整理分享 WORD 格式可编辑 “请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。 对服务对象主动打招呼， 不漫不经心， 不粗言粗语，不大声喧哗。 态度 1） 敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。 2） 微笑服务，态度诚恳、热情、周到。 3） 工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。 4） 解释问题有礼有节。 纪律 1） 会议服务前不吃异味食品。 2） 不在会议期间使用电话。 3） 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。 4） 严格遵守职业道德。 （五）办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。 （六）重要会议的召开， 应提前做好必要的彩排工作， 会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。 （七）会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好， 并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束 后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水 专业知识整理分享 WORD 格式可编辑 也应提早预订。 （八）参照与会人员的名单制作名牌， 名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适 当，清楚易识。 纸张裁剪规格为 8.5*15.11cm, 并使用两面三角名牌架摆放。 （九）会场的座次安排要分清主次， 特别是有贵宾参加会议的情况下， 更要安排妥当。 座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。 （十）会务工作人员进行会场布置： 1．检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 杯具、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。 根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅（会标） 、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。 2．采用拉线的方式，确保桌椅、杯具等会议用品的整 齐摆放。摆放花卉时，如椭圆长桌中间空地、会议室角落， 另外会议桌上也可订做鲜花花束，但要把握好尺寸，不可过 大过高，花卉颜色可视会议主题而定。 3．根据会议议程，合理安排与会人员的座位、座牌、 发言人、领导人讲话顺序、 其它会议物品以及是否需要音乐、 是否需要投影仪等，及时检查确保所需物品的齐全，做好会 议前的准备工作。 专业知识整理分享 WORD 格式可编辑 4．根据发言人位置摆放话筒，并调试（话筒位置的高 低、效果及接口等） ，确保话筒及音量正常，如需要音乐， 要提前试播，确保正常播放；如需要投影仪，则根据会议实 际需要确定投影仪、 幕布的摆放位置， 由工作人员进行调试。 准备并调试好备用话筒，以备会议过程中话筒突发情况，及 时更换。 5．会议所需的备品要按以下要求摆放： 6．座位的正前方摆放座次牌，右手正前方杯垫及水杯（杯把向右侧转 45 度），靠近水杯位置摆放消毒湿巾（也可不备），左手前方可放置水果或瓶装纯净水（以防领导不喝茶水），正中放置笔记本、会议议程、会议资料及其他与会议相关的纸质文件，文件右侧则摆放签字笔。其他物品，如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放，注意桌面整齐划一，不可过于拥挤、杂乱。 具体细节： ①茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求对齐椅子的右侧扶手，摆放成一条直线，茶杯盖上的花竖与杯把垂直，茶杯上的标记一致对准客人，摆放统一。 ②杯垫、玻璃杯：拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧， 杯垫上两个花瓣的夹角对准客人，与茶杯的距离约为 1CM，手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花纹要以竖条纹对准客人。 专业知识整理分享 WORD 格式可编辑 ③矿泉水：摆放时，拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧，与其旁边的玻璃杯一指之隔，汉字标志一面对准客人。 ④毛巾