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PAGE 10 电子档案管理系统建设 一、电子文件与电子档案 （一）定义 电子文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。 电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 （二）电子文件、电子档案探异 中国：电子档案是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 西方：不分有归档价值的电子文件和电子档案，都叫Electronic Records。 （三）电子档案逻辑结构 内容：以字符、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息。 结构：电子档案的内容组织和存储方式。包括逻辑结构和物理结构。 背景：包括行政、来源、业务流程、技术背景等。 （四）电子档案物理结构 电子档案包括电子档案内容、内容元数据、结构元数据、技术属性元数据、办理过程元数据、档案属性元数据。 元数据是描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。 （五）电子文件（档案）的管理原则 真实性：职责、过程、时间合规； 可靠性：内容真实反映客观事实； 完整性：文件组件齐全； 可用性：文件可理解、关联关系可用。 二、电子档案管理系统概述 （一）概念 业务系统：形成或管理机构活动数据的计算机系统。如：各单位电子办公系统、财务系统、业务系统等都属于业务系统。 电子文件管理系统（EDMS）：用于形成、处理和维护电子文件的计算机信息系统。一般业务系统中都会设置相关的EDMS。 电子档案管理系统（ERMS）：对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。数字档案室应用系统就是一种典型的ERMS（本课件下面就把数字档案室应用系统简称为ERMS）。 数字档案长期保存系统（TDR）：以正确和可被独立理解的方式长期保存数字档案信息的计算机信息系统。是“可信数字仓储”（trustworthy digital repository）在档案界的一般称谓。数字档案馆应用系统就是TDR的典型表现形式。 （二）ERMS与传统档案管理系统 1.管理对象不同 传统档案管理系统的管理对象主要是目录信息以及纸质档案经扫描后形成的数字副本。ERMS的管理对象主要是电子档案，当然也包括纸质档案，以及其它各种载体形态的档案。 2.管理阶段不同 传统档案管理系统关注文件归档后的管理，主要在单位档案部门或档案馆使用。ERMS不仅能管理归档后的档案，而且支持电子文件的生成前端的捕获、归档等操作，可以同时在单位业务部门及档案部门中使用。 3.主要功能不同 传统档案管理系统是手工管理的辅助系统，以数据库技术为基础，能实现档案数据的录入、存储、检索和利用等功能，不负责维护实体档案的真实性、完整性。ERMS功能更加全面和深入，支持自动捕获电子文件及其相关元数据，支持日志管理和审计追踪等，负责维护进入数字档案室应用系统电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。 （三）系统的实现方式 根据ERMS系统与前端业务系统之间耦合关系的强弱，将ERMS的实现方式划分为独立式、嵌入式和整合式。 （四）系统功能架构 （五）ERMS建设形式 独立型：一般适用于一个单位建立自己的ERMS。 集中型：一个地区、一个系统建立一个统一的ERMS，提供类似于SaaS的服务。数据存储在统一的存储设备中，使用统一的安全策略。此方式方便一个地区或一个系统集中使用。 三、配置功能 （一）分类方案、保管期限与处置表的配置与管理 电子档案分类是依据电子档案的内容特征和形式特征对电子档案进行有序组织的活动，是电子档案管理的重要环节，是电子档案整理的基础。保管期限与处置表是列举档案的内容和形式并指明其保管期限，在档案到达保管期限后，指导相关管理人员做出处置反应的指导性文件，是鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准。分类方案、保管期限和处置表在系统中可以合一设置。 管理员负责建立分类方案、保管期限和处置表。允许授权用户对类目进行增、删、改、合并、拆分操作，类目的增、删、改操作必须要通过预先设定的审批流程，分类方案建立、类目增、删、改操作要记入审计跟踪日志，类目代码一经设置，不可更改。 （二）元数据方案的配置与管理 元数据是描述电子档案内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。元数据的形成、捕获和管理活动，始终与电子档案管理活动并行，贯穿于电子档案的整个生命周期（全程管理）。系统应严格按照元数据方案进行配置与实施。 不同门类电子档案在元数据描述上也存在差异。因此，系统应支持为不同档案门类的文件创建相应的元数据方案。电子档案的元数据元素数量不应有限制，可预留预定义元数据以备导入不同系统时，扩展之用。系统应对元数据实施集中存储、管理和维护，并保持元数据与其相对应的电子档案之间的相互关联。 （三）档案门类的配置与管理