建设项目档案管理专题（附条文及说明）.ppt

4、编制重点、难点与巧点 （2）难点：设计、施工、监理单位配合不足，档案人员不懂专业。 4、编制重点、难点与巧点 （3）巧点：发挥网络作用，监理、专工要做好监督检查。 建设项目档案质量 比较常见的若干问题 1、来往文件不齐，闭合性差。 如请示与批复。 2、征地拆迁、青苗补偿文件不归档或多复印件。 委托施工单位征地补偿时要注意。 3、招投标文件不完整。 中标的没归档，未中标的也应保留一段时间。 4、评定表与施检记录数据有出入，一致性差。 存在信息噪点。 5、原材料多复印件，且数据不齐。 如水泥，钢材，要与物资供应单位沟通好。 6、监理文件归档不齐或分散。 抽检记录、计量支付，以及分类问题。 7、签字签章手续不齐，无资质的不能乱签。 或者冒签、代签，如设计、监理尤其要注意。 8、竣工图变更不到位。 如管线、坐标、部位、工程量等。 9、CAD竣工图与电子文件归档管理。 图纸版本管理，电子文件已经形成的就应归档。 10、质量监督站的质量监督文件。 各专项或例行检查报告要归档。 11、平时文件形成质量差。 字迹、纸张等书写材料，空白、涂改处理等。 12、要组变更专卷，并汇总变更对照一览表。 以及编制竣工说明。 13、组卷不能按某同一类型名称组。 注意工程划分标准。 14、装订、组卷、编目不合规范，甚至破坏档案。 15、要加强组织管理（编制要求等）、合同管理（参见单位约束要及时到位）、流向管理（原复件等）。 * 在建设项目档案管理中，要重点做好前期文件、隐蔽工程文件、监理文件、竣工图文件和竣工验收文件的收集归档。 立卷单位： 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门 起止日期： 填写案卷内科技文件材料形成的起止日期 保管期限： 依据有关规定填写组卷时划定的保管期限 密级： 依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级 案卷封面的编制项目 档号章 档 号 序号 单位：mm （20×50）； 说明：档号章有称“件号章”。 35 15 10 10 复制图（蓝图）的折叠方法 《技术制图复制图的折叠方法》 （GB 10609.3--1989），1990年1月1日实施。 A4图幅、折叠方法一致； 图面向里、图标外露、手风琴式； 底图不能折叠。 成册的设备文件可以原有保留装订形式。 ☆ 科技档案组卷要点 方法：以项目为归档单位，进行分类整理。 根据成套性和专业性特点组卷。 根据阶段性特点排列案卷。 编制科技档案号 档号 是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 档号的编制要求。 档号的结构： 分类号 + 案卷顺序号 编制科技档案目录 科技类档案的目录主要由 案卷目录 和 卷内目录 组成。 以项目为单元，以案卷和卷内文件为对象编制的目录。 案卷目录式样 卷内目录式样 过于简单的著录。 （三）2、“系统”质量控制措施 项目开工前后，把竣工文件编制方法确定下来，印发各参建单位执行。 培训与检查相结合。 “一切为了档案的长久保管”原则下，灵活贯彻各项业务标准。 档案整理要知其然，更要知其所以然！ 二、收集与整理中应避免的三种错误 1、造档案，这是禁止的违法行为。 比如：伪造施工文件，随意编造工程量。 伪造合同、相关财务文件，串通欺诈。 2、补档案，不可靠的档案记录。 比如：在办公室做出来的现场验评记录。 某种特殊情况：补原件，正式确认。 3、损档案，破坏档案的愚蠢行为。 比如：一刀切的整理装订：200页一卷？ 页码打印，档号章以及图纸折叠等。 三、在档案收集中应注意的若干情况 建设项目稽察、审计中暴露出项目管理（包括档案管理）的一些薄弱方面。 合同管理 招投标管理 工程验评 原材料审批 1、合同文件不完整或失效。 2、招投标文件过程能够完整记录？（评标打分记录不全、没有未中标单位的投标书、没有评标报告等） 3、建设工程质量验评记录（施工记录资料不完整、没有隐蔽工程资料等）； 4、水泥、钢筋等原材料进场记录 水泥要“三证”齐全，合格证，出厂检验报告与物理检验报告。 5、其他一些情况，如： （1）审批文件不全； （2）财务资料不完整（合同不全、原始凭证不全