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关于商务英语书信的格式与结构 　　 　　我国实行对外开放以来,对外贸易得到迅速发展。WTO的成功加入,使我国的对外贸易事业有了突破和发展。作为对外贸易中的一种基本的通讯联络方式,商务英语书信也得到广泛应用。对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。 　　 　　商务英语书信有自己独特的格式与结构。虽然现在的人们喜欢标新立异,喜欢以一种更随意、更友好的方式进行交往,但是,为了避免寄信方和收信方之间由于格式、结构的不统一而引起的混乱,以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间,所以,最安全、最有效的方法就是遵循国际上常用的、约定俗成的格式与结构。一旦选定一种格式与结构,最好是坚持使用,不能想改就改,想换就换,否则就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉,会引起一些意想不到的麻烦,有可能最后导致交易的失败。 　　 　　一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式(theconventionalindentedform)和现代的齐头式(themodernblockedform)。 　　 　　根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式(thefullblockedform)。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(themodifiedblockedform),即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。 　　 　　一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。 　　 　　根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容: 　　 　　(1)信头(theletter-head) 　　 　　(2)案号和日期(thereferenceanddate) 　　 　　(3)封内名称和地址(theinsidenameandaddress) 　　 　　(4)开头称呼语(thesalutation) 　　 　　(5)信文(themessageorthebodyoftheletter) 　　 　　(6)结尾敬语(theplimentaryclose) 　　 　　(7)写信人签名或签署(thewriter’ssignatureanddesignation) 　　 　　(8)注意事项(theattentionline) 　　 　　(9)事由、标题(thesubjectline) 　　 　　(10)经办人代号(thereferencenotation) 　　 　　(11)附件(theenclosure) 　　 　　(12)抄送(thecarboncopynotation) 　　 　　(13)附言(thepostscript) 　　 　　在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。 　　 　　信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E-mail地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。 　　 　　案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Ourref”和“Yourref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch.2002”,而美国的日期标示法则是“March24,2002”。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。 　　 　　封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。 　　 　　封内名称和地址要用齐头式, 　　 　　紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。 　　 　　开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用DearSir,DearSirs或Gentlemen,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。在DearSir或DearSirs后面用逗号,而在Gentlemen后面用冒号。 　　 　　信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确