2019年某公司保安大队办公室工作作业指导书.docVIP

PAGE 5 保安大队办公室工作作业指导书 1.0目的和适用范围 1.1目的 规范保安大队日常管理工作，保证各项工作任务的顺利完成。 1.2适用范围 适用于保安大队日常管理工作。 2.0职责、权限 2.1办公室 在总公司相关部门业务指导和保安大队长、副大队长领导下进行工作: 2.1.1在总公司相关部门的指导下，组织、协调所属分队的工作，为保安大队长、副大队长决策提供依据。 2.1.2负责会议的筹备和组织，检查监督各分队对会议决议的贯彻落实； 组织、督促各部门抓好员工的培训，负责员工的思想教育工作。 2.1.3负责文件资料的收发、承办和管理工作；负责办公用品及办公设备的检验、使用、保管和维护。 2.1.4负责经营承包核算、劳动考勤、工资报领、发放和员工劳动纪律的监督检查及内部考核情况汇总工作。 2.1.5负责宣传物业管理政策、法规及小区各项管理规定，做好接待和信访工作。 2.1.6负责保安人员的首次面试工作。 2.1.7负责大队各项后勤保障工作。 2.2办公室主任 在保安大队长、副大队长领导下进行工作： 2.2.1负责协调所属单位的工作，及时了解掌握情况，为大队长决策提供依据。 2.2.2负责各类文件、资料的起草、控制及文稿的审核，做好月工作总结，并负责本单位人员调整、物料消耗及核算报表的审核。 2.2.3负责筹备、组织大队日常工作会议，并对会议决议的落实情况进行监督。 2.2.4负责各分队的内务卫生、工作纪律、工作秩序及内部考核情况检查汇总。 2.2.5负责对外宣传、接待、信访和征询业主意见工作。 2.2.6负责保安人员的首次面试工作。负责督促各分队进行业务培训，适时做好大队人员的思想教育工作。 2.2.7做好保安执勤、生活保障及机动车的管理工作。 2.3文秘、劳资员 2.3.1负责文件、资料的收发、打印，并协助主任起草一般性文件。 2.3.2负责文件及内业资料的整理及保管工作。 2.3.3负责办公室设备的日常保养及维护工作。 2.3.4负责大队办公用品的申报、领用和发放工作。 2.3.5负责保安大队全体人员的劳动考勤、工资报领和发放工作。 2.4兼职核算员职责见《经济核算作业指导书》。 3.0支持性文件 3.1总公司各职能部门相关文件。 4.0日常工作管理 4.1员工劳动纪律管理 4.1.1员工考勤统计，参照总公司《员工劳动纪律管理作业指导书》中相关条款执行。 4.1.2每月25日将各分队上报的在岗、离岗人员出勤情况进行审核统计，26日前上报人力资源部。 4.1.3每周负责检查所属员工，贯彻、落实、执行劳动纪律、工作纪律情况，将检查情况记入《保安工作周检表》，并视情节严重填写《不合格/纠正、预防措施报告》。对开具的《不合格/纠正、预防措施报告》进行跟踪检查。 4.2员工招聘、录用、离职管理 4.2.1重负责应聘人员的初试工作，了解、询问及检查应聘人员的基本情况和有效证件。待初步面试合格后，方可带往人力资源部进行最终审批，并按籍贯合理分配到各分队。 4.2.2注重队员业绩考评，深入基层，了解掌握骨干的思想动态及工作情况，积极提出升降级、调配和使用意见，报人力资源部备案。 4.3培训、教育、考核管理 4.3.1负责员工培训、教育、考核工作的制定、组织、落实，并在每年12月20日将年度培训计划上报人力资源部备案，每月安排员工进行各类培训。 4.3.2组织检查大队、分队培训计划的落实。 4.3.3建立《培训台帐》，详细登记培训内容。 4.3.4组织培训结束后的考核，并将考核成绩与月考核挂钩。 4.4文件、资料整理 4.4.1每年度将文件资料统一收集整理、归纳、存放、移交。 4.4.2文件资料的借阅须经办公室主任同意批准，并办理借阅手续。 4.4.3凡需传阅的文件须经大队长批准同意，办理相关手续。组织传阅并组织会签意见的汇总落实工作。 4.4.4大队文件的起草、打印、文字的审核及文件资料、记录表格的收集、归纳、整理工作要严格执行《文件和资料控制程序》。 4.4.5每周检查一次公文、资料及记录表格的管理，发现问题及时提出纠正措施，并跟踪检查整改情况。 4.4.6保安大队执勤记录等原始资料，在年度工作结束后统一进行集中收集、归纳、整理、检查，并保存。 4.4.7各类原始资料保存期限为三年。保存期满报请总公司批准统一销毁。 5.0核算统计管理 5.1按照小区划分的区域、单位、成本项目的分类，建立成本核算明细帐，将各项成本按时、准确登帐。 5.2兼职核算员每月25日将各分队上报计划汇总后经办公室主任、大队长逐级审核后，上报总公司相关部门。 5.3遇到超计划指标等特殊情况，经大队长批准后,以书面形式上报总公司相关职能部门。 5.4各分队及大队报销的各项费用，由核算员、主任、大队长审核，由总经理审批后，方可到财务部报销。 5.5大队每月的成本