第05章节文秘的时间管理资料.pptVIP

第五讲 行政文秘的时间管理 广东众行管理顾问有限公司提供 课程程序 1．分析时间 2．诊断工作环境，提高工作效率 3．立即改变 4. 跨越时间管理陷阱 一. 分析时间 每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作 分解困难的任务，逐个击破 在上班的路上大致计划一下当天的工作 将工作日以30分钟进行分割 及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的。 诊断工作环境，提高工作效率 办公室里弥漫的4大效率毒素： 声音干扰 职能干扰 空间干扰 设备干扰 讨论： 如何排除办公室4大效率毒素？ 办公室“排毒4味丸” 第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌 第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味：有效利用办公设备 第四味：利用设备和训练减少声音的干扰 小办公室排毒案例 办公室面积：14平方米 办公室人员： 主管1人 秘书1人 下属3人 办公设备： 文件柜、公用电脑、5张办公桌等 小办公室排毒案例（续） 个人办公需求： 主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客） 秘书：两项（个人任务、接受主管安排的） 下属：单项（个人任务） 小办公室排毒案例（续） 主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰 秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事 下属：不受干扰的个人办公空间 效率专家挑错办公室 （图1）8