「办公文秘」提高综合素质细化文件管理.docVIP

「办公文秘」提高综合素质细化文件管理 　　 　　一、加强学习，提高自身素质 　　 　　面对严峻的竞争形势，办公室工作人员必须与时俱进，努力掌握科学理论和现代办公手段，从单纯“一元型”工作人员向“多元型”工作人员转化，适应工作的开展需要。一是要不断加强政治理论学习，坚定正确的政治方向，树立正确的世界观、人生观和价值观，运用辩证唯物主义的立场、观点和方法，研究新情况，解决新问题，增强政治的敏感性。二是注重基础业务知识学习，加强文学理论、写作知识的学习，不断提高文学写作水平和公文写作能力;同时还要注重学习，使自己真正成为业务强的、能胜任本职工作的行家里手。三是重视综合技能培训。随着办公室工作自动化、信息化、系统化的不断加快，办公室人员要不断加强专业技能的培训和学习，努力做到一专多能、样样精通，提高综合素质。 　　 　　二、牢固树立大局意识、服务意识、责任意识 　　 　　首先要树立大局意识。要站在全局的高度去思考问题，从全局出发，为大局着想，服从服务于大局，要始终围绕单位的中心工作开展工作。 　　 　　其次是树立服务意识。服务是办公室的主要工作，是办公室工作的出发点和立足点，要把服务贯穿与办公室工作的各个方面和各项工作的全过程。要不断在创新服务方式，提高服务效率上下工夫，将被动服务转为主动服务，把服务贯穿与办文、办事、办会的日常工作之中。要从领导的批评和大家的期待中看到差距、改进工作、改进作风，不断的强化服务意识，发扬爱岗敬业、无私奉献精神，推动各项工作的顺利进行。 　　 　　再次是树立责任意识。要养成认真、负责的工作态度，在细微之处见真功夫，在工作上做到事事有回音，件件有落实。出现问题要敢于面对，不推诿、不搪塞，有错必纠、知错必改。 　　 　　三、时刻进行换位思考发挥参谋助手作用 　　 　　虽然办公室工作人员不直接参与政务决策，但其工作质量的高低对政务决策有着至关重要的影响。 　　 　　办公室工作人员要在勤奋工作的同时，要讲究方法和技巧，要注意换位思考，站在领导的高度和角度观察、分析和思考问题，增强参谋意见的可行性。要努力提高自己的口头和书面表达能力，力求客观性、时效性、概括性和逻辑性相统一，做到谦逊委婉、言简意赅、一语中的。文风要篇幅简短、文笔朴实、内涵明确、行文畅通;口头表达要做到语言规范、中心突出、毫不罗嗦，要根据服务对象的个性特点和服务内容涉及不同的语言表达方式。要练就善于驾驭各种复杂关系的本领，协助领导协调各方面的关系，形成合力，保证中心工作的落实和工作目标的实现。在工作中，更要注意相互尊重，抓好日常的协调，工作上遇到不顺利的时候，要沉着冷静、不急不躁，善于做耐心细致的沟通工作，达到互相配合，完成任务的目的。 　　 　　办公室工作千头万绪，工作内容十分繁杂，作为一名现代化办公室的工作人员必须在工作中寻求突破、创新，做到热情、周到、优质、高效的服务，并具备甘于清苦、勇于奉献、勤于磨炼的精神，努力营造办公室争先创优、团结协作、无私奉献的和谐局面 　　 　　四、公文管理要做到明确、细致、调理清晰 　　 　　1.要充分发挥计算机及相应办公软件的作用 　　 　　在计算机普及的今天，利用合适的计算机软件对公文进行信息化管理，无疑会大幅度提高工作效率、降低工作强度。目前网络上可以查到多款公文处理类软件，这些软件各有所长，关键是要选择适合本单位使用的产品。利用软件进行收文、行文登记、归档，无疑会事半功倍，大大提高工作效率。 　　 　　2.建立公文保管规则 　　 　　做办公室工作尤其容易把时间浪费在查找东西上面。在实际工作中，我们也常会看到有的工作人员把文件柜的资料全部翻出来，前后翻过多少遍，也不一定能找到所需文件，既浪费时间又耗费精力。能迅速找到所需文件，体现了一个人良好的工作素质。各种文件按一定规则存放，预先支出的是一小点时间，最终却能为我们养成这种良好的工作习惯。由于使用了档案管理软件，入档文件不需要再像以前那样分类保存，所有文件只需按收(行)文序号统一排序。在查找文件时，首先通过计算机软件按条件查到所需文件，通过该文件的收(行)文序号查看收(行)文登记簿，通过签字查看该文件时否存放在本部门。如果存放在本部门，再根据收(行)文序号即能迅速找到纸质文件。 　　 　　如果领导要我们找一份文件，而我们既找不出又不能说明这份文件由哪个部门保管，这是一件很尴尬的事。大部分单位日常文件的传递是以签字为依据的，但在实际工作中发现，有的单位由于工作繁忙，把一些必要的环节省略了，造成责任不清，久而久之，后患无穷。在利用软件管理公文过程中，做到每次传递、借用都有记录，填写一次记录不过几秒钟的时间，却避免了将来找寻文件时浪费时间。 　　 　　3.抓好文件精神的落实与检查 　　 　　办公室必须紧密围绕单位中心工作，突出重点