vip室管理流程(接待室).docVIP

岗位操作流程 流程名称 接待室管理 文件编号 FGS002 所属岗位 业务主任 生效日期 20 相关规定 接待室是公司业务市场的业务伙伴工作、沟通、交流的平台； 使用人需以传真或电话的方式至少提前一天预约，若预约时间已被占用，由预约人预约其他时间； 每次预约的使用时间最长为4小时，使用当天不能连续预定或使用； 开放时间以营业时间为准； 预约人使用当日因事不能到达则取消本次预约； 预约人使用当日不能准时到达，但是需要继续使用，则将预约时间变更为实际到达时间至预约结束时间，也可以重新预约其他时间； 接待室开展的所有活动均应遵守天津津城同源堂科技有限责任公司《业务人员守则》相应规定； 为保证接待室使用效果，接待室最高容纳人数为8人（不得超过8人）； 预约人不得以任何理由或方式将接待室使用权转让给其它业务伙伴，一经发现，立即取消使用出现资格； 接待室使用时设施设备人为损坏需按价赔偿； 接待室内不得存放任何私人物品； 使用时请保持环境的整洁。 操作流程 使用前 预约受理： 受理接待室使用预约时，确认预约人身份是否符合资格，可参照由分公司提供的重要客户名单； 确认预约人符合使用资格后，与预约人沟通使用时需遵守自营店VIP室使用规则，根据预约信息填写《接待室使用统计表》，需要注意预约时间是否已被占用，如被占用则需预约其他时间； 如预约人不符合使用资格，可委婉表达接待室使用范围并表示歉意。如遇其他困难，可向分公司相关人员咨询。 预约确认： 使用开始前一小时与预约人电话沟通确认，如遇异常情况参照接待室相关规定第5条和第6条； 如预约因事取消则由工作人员在《接待室使用统计表》的“使用人签名”一栏注明“已取消”。 准备工作： 确认预约人到达时间后，工作人员至少提前30分钟对接待室进行卫生清洁，确认设备、设施可正常使用。 使用中 使用注意事项： 使用人到达后先对其表示欢迎和尊重； 使用过程中如使用人行为有违公司及自营店相关规定，工作人员应给予提醒，如不能解决可向店长或分公司相关人员求助。 使用后检查： 使用完成后，工作人员按实际情况登记和修改《接待室使用情况统计表》，请使用人签名确认； 工作人员需确认设施、设备可正常使用。 使用后 清洁保养： 工作人员对接待室进行卫生清洁、检查，设施、设备以及电源的关闭，确保下一次正常使用；如没有进行清洁等工作，进行口头批评，同时永远不允许再使用VIP室。 如分公司需要，市场工作人员，每周对接待室的设施和设备进行全面清洁、维护、保养。 附件 鉴定标准 1、熟悉接待室使用规则； 2、清晰接待室的使用流程； 3、熟悉相关表格的填写和录入； 4、懂得现场异常情况的处理方法。 员工 签名： 主任鉴定 签名： 经理鉴定 签名： 日期： 日期： 日期：