管理文秘复习整理笔记.docVIP

第一章 文秘管理概述 管理的四要素：（1）组织（2）目标（3）资源（4）效率 1.文秘的涵义 何谓文秘？要弄清文秘的含义，需要将“文秘”、“秘书”、“文书”三个词比较分析一下。 国外的秘书设置是源于18世纪资产阶级革命时期。 三种含义：一是职位与职业（JOB），二是具有这种职位，从事这一职业的人员（PERSON）， 三是指一种官员，也可以翻译为书记、大臣、部长等。 秘书（secretary)作为一种职业，最早产生于法国资产阶级大革命中，著名的领袖罗伯斯庇尔。 第二节 文秘管理的特性和作用 一、特性1.政治性2.辅助性3.被动性4.隐匿性5.事务性 一、文秘管理的一般规律 1.文秘管理活动的发展是随着社会经济和组织规模的发展而发展的 2.文秘管理活动的运行核心是领导者的活动需求 3.文秘管理活动的基本矛盾是辅助管理的“需求”与“供给”之间的对立统一 4.文秘管理活动的绩效最终体现在领导工作的绩效上 5.文秘管理活动是文秘人员与组织环境相互影响的过程 二、管理文秘发展的四个趋势 社会化 专业化（深刻理解） 现代化（深刻理解） 女性化 第二章 文秘管理的职能 第二节 参谋职能 二、文秘人员参谋职能的内容和要求 1.领导决策中的参谋作用2.领导活动中的参谋作用3.领导日常工作中的参谋作用 2.领导活动中的参谋作用 （1）调查研究和信息工作中的参谋作用 （2）会务工作中的参谋作用 （3）协调工作中的参谋作用 （4）公务活动中的参谋作用 （5）信访活动中的参谋作用 三、善于领会领导意图 1.了解领导性格特征及其需求2.掌握领会意图的原则和方法3.根据领导意图做好参谋工作 第三章 管理文秘主体 一、文秘人员的基本素养 1.思想政治素质（1）政治素质（2）思想观念（3）职业道德 2.智能结构 （1）知识结构（基础知识，相关知识，专业知识） （2）智力结构观察力（注意力，记忆力，思维力，想象力） （3）能力结构 a表达能力（文字表达能力、口头表达能力、身势表达能力）b调研能力 c交往能力 d管理能力e办事能力f操作能力 心理素质 影响因素为：（1）负担过重；（2）舆论压力；（3）关系复杂 文秘人员从以下几个方面提高自己的心理素养： （1）乐观、幽默，克服紧张心理 （2）自信、坚韧，加强心理挫折防治 （3）向上、竞争，防止嫉妒心理 二、个人途径 外因是变化的条件，内因是变化的依据。 1.要勤于学习，完善知识结构；2.巧于思维，强化认识能力； 3.要善于修养，优化心理素质；4.要勇于实践，不断总结提高。 第四章 文秘管理机构 第二节 文秘管理机构的设置原则 一、按需设置原则 二、精干优化原则 三、层次幅度原则 四、首长负责制原则 五、职、权、责统一原则六、管理回路原则 一、文秘管理机构的结构模式 1.单一制结构模式2.分设制结构模式3.综合制结构模式 第五章 协调工作 协调的组成要素： a协调者：协调主体，这是参加并控制协调过程的人员。 b协调对象：这是协调过程中受控制的当事人或组织，即协调客体。 c协调背景：即构成协调活动的原因、条件和时机，包括领导者对协调活动的指示、意见、要求和用意。 d协调目标：协调活动的出发点，也是协调活动的归宿，更是协调活动的导向和动力。 二、协调的方法 基本的协调方法： （1）行政方法：就是秘书人员依靠行政组织，通过行政渠道，动用行政手段进行协调的一类方法。 （2）经济方法：就是秘书人员依靠经济规律，动用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。 （3）法律方法：就是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规，动用经济法和行政法等手段进行协调的一类方法。 （4）疏导方法：就是秘书人员依靠思想教育，运用各种疏导性措施进行协调的一类方法。具体的协调方法：联席会议法、联合行文法、现场办公法、非正式沟通法、感情投资法等等。 第六章 秘书的调查研究 三、秘书调查研究的特点 （一）很强的针对性（二）内容和方法的多样性（三）一定的突击性（四）严格的科学性 四、 秘书调查研究的内容 （一）政策性调研：了解调查对象对有关法律、法规、制度等的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况,为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要的依据和反馈信息 （二）基本情况调研：通过对各机关、单位的基本情况的调查, 了解情况，以减少工作的被动性，增强工作的主动性。 第七章 信息工作 一、文秘管理部门信息工作的特点和意义 1.准确性2.及时性3.全面性4.适用性 第八章 信访工作 5.1.3 信访工作的作用 1、联系群众的桥梁。2、信息反馈的窗口。 3、集纳智慧的渠道。 4、民主监督的有效途径。5 、调节矛盾的缓冲器。 六、处理信访问题