投标执行管制程序.docVIP

系统名称: 品质管理系统 主题: 投标执行管制程序 文件编号: -20 PAGE PAGE 10 OF 15 REV 00 ****** 修订履历 ****** 版次 修订页次 备注 00 新版发行 核准 审核 承办 制订部门 签名 日期 目的 通过对投标过程的控制，充分识别并完全理解招标人要求，确保本公司能够递交符合要求的投标文件，进一步确保本公司能够在中标后交付合格的产品及服务。 适用范围 公司投标执行过程的控制。 引用文件 《合同评审及执行管制程序》 定义 项目直接负责人——指负责该项目的业务员，当没有业务员负责时由市场部副总担任。 投标文件负责人——指负责编制指定项目投标文件的责任人。 部门、岗位——本文及附页中提及的部门及岗位泛指具有该职能的部门或岗位，不因名称更改而改变。例如“市场部”指具有市场职能的部门，不因市场部更名而改变。 一般资质——本文中一般资质指不需针对投标做特殊准备的资质。 投标特定资质——指通常仅对投标起作用的资质，或针对投标需做特殊准备的资质。 时限——本文中要求完成某项工作的时限为最低限制，除特殊的客观原因外不可延期。当接受任务时至截止时间已不足本文规定的时限时，必须将该项工作列为首要并确保及时完成。当涉及邮寄时，所有时限均按照可控的最大运输时间适当提前。 工作日——本文所描述的工作日的定义与相关材料呈送单位的工作日一致，以小时计算。例如某招标单位规定在7月1日至7月6日接受报名（节假日不休息），在7月1日10:00接受报名任务，则到7月2日（周六）10:00即算1个工作日。 文件初稿——投标文件负责人自行检查后无误的电子版本（可将需要等待办理的材料空置）。 文件终稿——终审无误的电子版本。 文件成品——依据招标要求密封完好可直接递交给招标单位的版本。 可记录的方式——纸质文件、邮件、短信或社交软件聊天记录，必须双方确认。 主要职责与权限 市场部负责招标信息的收集、招投标平台的入网及维护、投标报名、投标相关资料的收集、投标执行及相关信息记录。 采购部负责供应商资料（包括资质、产品说明书、样本册等）的收集、整理及存档。 行政部负责本公司资质材料的收集、整理及存档。 财务部负责本公司财务相关资料的收集、整理及存档。 项目直接负责人负责投标过程中的关键决策，负责协助各部门搜集投标所需资料。 各部门协调负责投标的执行。 与本文所述内容有关的争议由争议者与公司管理人员商议，总经理判决。 程序内容 投标执行基本原则 需呈送给外部企业的超过15页的连续文档均应转换成PDF等不可编辑版后打印。 当确定某项资质或材料因客观原因在有效时间内无法获取时，由市场部副总或总经理决定解决方案。 投标执行过程中有任何疑问应及时向招标单位确认，在适用且必要时进行书面来往。 投标任务以招标分包为单位下达。 所有电子文档应有序分类存放。 一般资质的获取 此类资质由各部门主管根据公司发展提出办理的申请，总经理审批。需要办理时由申请部门与行政部负责办理，公司各部门协助办理。一般资质的原件统一由行政部留存。商务助理保存公司全部资质的扫描件，需要使用原件时由商务助理或直接使用者向行政部门申请领取，用完归还行政部。相关资质有更新时行政部应及时通知商务助理，商务助理每四个月与行政部核对一次资质的时效性。 投标特定资质的获取 行贿犯罪档案查询结果告知函 每年1月、3月、5月、7月、9月、11月的18号至28号之间商务助理定期到所属地区检察院办理并取得行贿犯罪档案查询结果告知函。告知函扫描件及原件由商务助理留存，超出有效期6个月以上的原件可以销毁。（办理一般需要1.单位介绍信、2.行贿犯罪档案查询申请书（单位）、3.企业三证复印件、4.经办人身份证复印件和原件、5.被查询人身份证复印件、6.招标公告复印件，或按检察院实时要求准备所需资料。） 依法纳税及缴纳社保的证明材料 行政财务部每月将完税证明及社保缴纳证明交商务助理扫描，商务助理保存电子版，原件由行政财务部留存，投标如需原件由商务助理或直接使用者向行政财务部门申请领取，用完归还行政财务部。当投标需要税务或社保相关指定证明材料时（如对应人员的社保查询结果等），商务助理在确认需要办理的当日向行政财务部门申请办理，行政财务部门负责办理并交商务助理，资料用完后商务助理保存扫描件，原件由行政财务部留存。 银行资信证明 当投标需要银行资信证明时，商务助理在确认需要办理的当日向行政财务部门申请办理，行政财务部门负责办理并交商务助理，资料用完后商务助理保存扫描件，原件由行政财务部留存。 中小微企业认定 行政部每年定期办理中小微企业认定，确保认定结果的时效性。认定结果原件由行政部留存，商务助理保存扫描件。 其它特定资质 商务助理在确认需要办理其它特定