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办公室接待工作 一、接待工作概说 秘书是公司对内、外联系的桥梁，是上下信息沟通的枢纽，任何来访的客人都不可能绕开前台而直接接触业务部门，因此秘书的一项重要职责就是接待各种来访者，尽量帮助他们达到来访目的。 公司业务活动中，每天都会有大量的来访，其来访目的多种多样。秘书应对每一位来访者都给予热情的接待，进而保证日常工作的顺利，高效运转。 接待工作分类 按个人的人数，规模分类 （1）个人来访 （2）团体来访 按照接待的准备程度分类 （1）有约来访 （2）无约来访 团体来访 是指以团，队等形式组成的多人来访。他们的目的一般是共同的。一般来说，这类来访发生的频率不会像个人来访那么高，但一旦发生就是一件很重要的事，将会涉及更多的人和事，因此事先需要精心的准备。 有约来访 是指事先约定好的个人或者团体来访。一般会依时到访，公司人员已经事先做好准备，不会与其他工作发生冲突。 无约来访 是指那些临时出现的来访。来访者处于各种原因，事先没有同公司进行联系及约定，临时到访。因此，公司人员没有事先做好准备，可能得不到及时接见，但秘书应进行妥善处理。这种情况在个人来访中比较常见。 二.接待中的准备工作 1、做好环境的准备工作 2、做好物质准备工作 3、做好心理准备工作 三.接待的礼仪原则 热情适度，耐心倾听 礼貌周全，仪表得体 照顾周到，进退有度 环境整洁，物品齐全 接待工作的基本程序 一.日常接待工作的基本程序 事先确认 提前像接待室或前台接待人员提供来访者名单 迎候来访者 查对预约登记 做好来访登记 向上司通报来访者到来 引导客人 介绍主客双方 处理临时失约 必要时帮助上司中断来访 替上司接待来访者 做好来访纪录，告知办理的程序和期限 礼貌送别来访者 二.接待团体来访的基本程序 了解情况 制定接待方案 做好接待准备工作 了解情况 1.了解来访的目的 2.了解来访规格 3.了解来访者的基本情况 制定接待方案 1.确定接待准备人员 2.确定接待规格 3.制定接待计划 4.预估接待经费 做好接待准备工作 1.资料准备 2.食、宿、交通安排 3.设施及物资准备 4.为来访人员准备一些小礼品 5.取得其他部门的协作与配合 * * 个人来访 单个的来访者是秘书每天接触最多的，他们的来访目的往往具体，单一，一般不会占用过多的时间，也不会涉及较多的人，但发生的频率很高，特别是没有事先预约的突然来访，有时会打乱实现做好的工作计划。这就需要秘书在实际的工作中，仍应本着热情主动为其服务的原则，根据实际情况，区别对待。