会议管理实务项目四 会后落实教案.doc

项目四 会后落实教案 一、教学目的 通过本项目学习，熟悉会后文件的清理与反馈，掌握会务善后工作的流程及文件的归档，提高细心、耐心的职业素养。 二、教学重点 送别与会人员；收集整理会议文件资料；案例分析。 三、教学难点 会议经费结算；撰写会议纪要；技能训练。 四、教学时数 4课时 五、教学内容 与会人员返程安排 案例导入： 天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。 思考：秘书初萌的安排是否妥当？如果你是秘书初萌，你将如何安排？ 任务分析： 会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外部人员参加的会议应根据会议的长短、外部与会人数多少等情况，及早安排好与会人员的返程事宜。 知识导航： 会议结束后，主办方应尽量向与会者提供返程的便利条件。例如，为本地区的与会人员提供交通工具等。对于远道而来的客人，更应主动为对方订购返程的车票、机票和船票，并派专人为其送行。做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点： 1．提早做好与会者车、船、飞机票的登记预订工作 (1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况，及早安排好外地与会人员的返程事宜。 (2)要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。 (3)一般情况下要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预订事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预订好飞机、火车、汽车、轮船票。 (4)届时应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，还应安排有关领导同志为与会人员送行。 2．帮助与会者提前做好返程准备 (1)提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。 (2)提醒与会者及时与会务组结清各种账目，开好发票收据。 (3)帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品。 (4)准备一些装资料的塑料袋和捆东西的绳子等物品，以备急需。 (5)帮助部分与会者托运大件物品。 任务实施： 现在我们一起来解决“任务情境”中的问题： 1.对于与会者对返程交通工具的要求，要尊重他们的意愿。 他们喜欢坐火车的就预订火车票，喜欢坐飞机的就预订飞机票，要尊重与会人员的意愿，不要从自己的意愿出发。任务情境中秘书初萌她没有事先同与会人员商量，想当然地认为先解决近处与会者的车票，再慢慢解决远地的车票预订，而且她认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。结果，部分代表不能及时拿到返程的车、机票，而部分代表拿到票后，又要求更换车票或退票。 2.秘书初萌也可以在发出会议通知的后面注明：请与会代表尽量预订双程往返票。但是要给出会议结束的时间，以方便与会人员安排。 3.也有一个非常简单的方法就是可以联系一个比较好的旅行社，旅行社会给你打理好一切返程的工作，而且耗费的资金会相对比较节省。 4.要安排一些后期工作，比如会后和返程前的参观工作，或者欢送宴会等的工作。并可与单位协商准备一些小赠品或者集体拍照留念。 5.给与会者发一份“与会人员回执表”。这个回执表由与会者填写，其中可以设置与会者返程时所需的服务，包括需要不需要安排，需要预定火车票还是飞机票等。 知识拓展： 一、秘书查找火车车次、航班的途径与方法： 1.利用手头的交通时刻表：火车、飞机、轮船等主要交通工具的相关信息。 2.通过与会者的回执表。一般情况下，与会者的回执表中都有返程车次、航班的信息。 3.电话咨询法。打电话到车站、航空公司咨询。 4.网上搜索法。上网搜索需要的信息。 5.求助旅行社。 案例阅读 中央广播电视大学 关于召开开放教育专科小语种专业建设研讨会的通知 电校教函[2008]27号 各省、自治区、直辖市、计划单列市及独立设置的广播电视大学，中央广播电视大学直属学院、八一学院、总参学院、西藏学院、残疾人教育学院： 　　为顺利推进开放教育小语种专业建设，中央广播电视大学定于2008年10月10日至12日在吉林省长春市召开专科商务韩语、商务日语、商务俄语三个专业建设研讨会。现将有关事项通知如下： 　　一、会议内容 　　1．通报商务韩语、商务日语、商务俄语专业建设规划、总体思路及工作安排； 　　2．汇报交流专业建设准备情况； 　　3．开展共享专业建设、课程资源建设、考核及学习支持服务等相关培训； 　　4．研讨小语种专业建设有关事宜。 　　二、与会人员 　　1