电子档案长期保存理办法2.5.docVIP

PAGE 6 电子档案长期保存管理办法 总 则 第一条 为实现电子档案的长期保存，使电子档案具有真实性、完整性、可用性和安全性，确保电子档案的可读取、可识别、可理解、可检索，按照国家有关法律规定，制定本办法。 第二条 本办法内所称电子档案是指由机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。本办法所称长期保存是指采用可靠、合适的技术、方法或设施设备长期维护电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性的行为。 第三条 接收进馆并用于长期保存的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用，电子档案的移交接收工作按照档发〔2012〕7号《电子档案移交与接收办法》执行； 第四条 涉密电子档案的保存必须符合国家有关保密安全的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保电子档案的信息安全。 第五条 电子档案的长期保存应当遵循信息化条件下数字信息管理的规律，坚持下列基本原则： （一）价值性原则。充分理解机构电子档案作为业务、证据及社会资源的价值，并对其实施相匹配的管理。 （二）统筹性原则。电子档案的管理应充分融入个人机构管理，对其岗位和职责予以明确界定和设置。 （三）合规性原则。电子档案应当真实、可靠。 （四）有效性原则。电子档案可被发掘、检索和利用。 （五）本源性原则。电子档案应在数字环境中管理。 （六）适当性原则。电子档案应当按需要予以管理、防护、保存，然后按要求销毁。 电子档案保存机构及职责 第六条 电子档案保存机构负责电子档案长期保存过程中的各项管理工作，包括电子档案的封装、存储、备份、恢复、组盘、检测、转换、迁移、提取等操作。 第七条 电子档案保存机构应当制定适合于本馆电子档案长期保存的各项制度和策略，包括目标、管理、技术、安全等各个方面。 第八条 电子档案保存机构应当配备必要的计算机专业技术人员，负责电子档案长期保存技术策略的贯彻，并针对具体的技术措施开展研究工作。对于委托第三方机构对本馆电子档案进行管理的，应当对第三方机构的专业技术能力进行评估，并符合国家有关保密安全的要求。 第三章 电子档案长期保存管理策略 第九条 电子档案长期保存管理策略从整体上对本馆电子档案长期保存工作进行宏观规划、组织和控制，是电子档案长期保存的依据和基础。涉及的内容主要包括：保存政策、责任体系、管理流程、考核机制、资金保障等。 第十条 电子档案保存机构首先必须制定保存政策，保存政策是有效实施电子档案长期保存的依据。保存政策的内容包括组织、人员、法律、权益、措施等各方面。甚至还可能涉及馆际合作、知识产权、质量管理和审计策略等内容。 第十一条 电子档案保存机构必须对所保存的电子档案的保管权、所有权、使用权进行明确定义。 第十二条 在电子档案长期保存期间，必须按照一定的操作规程对其进行相应的管理操作，确保电子档案符合长期保存的目标。主要执行的操作包括： （一）环境规划。对电子档案长期保存的软硬件环境进行规划，构建起符合要求的保存环境。涉及的内容包括：机房、网络、主机、存储、备份、安全、系统软件、工具软件、应用软件等。 （二）封装入库。电子档案的长期保存库应当和管理库、利用库物理分开，在入库时应当按照相关规范的要求将其转换成适合长期保存的电子文件格式并完成封装，实现电子文件的自描述、自包含、自证明。 （三）备份恢复。应当制定完善的数据备份策略，定时执行，备份方式包括但不限于全备份、差分备份和增量备份。对于备份的数据每年至少安排一次恢复演练，确保备份数据可恢复。对于存放备份数据的载体要进行异地保管，有条件的保存机构可以建立同城或者异地数据容灾备份中心。 （四）异质备份。对重要电子档案要及时进行异质备份，确保电子档案长期保存、安全可靠、便于共享，异质备份的载体可选用缩微胶片或者光盘。 （五）文件检测。对于不同重要级别的电子档案以及不同形态的载体应当规定不同的检测频度。文件检测包括文件的准确性、完整性、可用性和安全性检测；载体检测包括载体的外观检测和物理损坏检测。具体的检测方法按照《电子档案四性检测方案》执行。 （六）格式转换。当电子文件依赖的系统环境发生变化时或者新的长期保存格式出现时，需要对电子文件进行格式转换。转换过程要有详细的记录；转换前、转换后都要做好备份工作；转换完成之后，采用新的格式替代老的格式，但原始格式依然保留，并对原始格式和新的转换格式执行重新封装操作； （七）文件迁移。随着系统设备更新或系统扩充，电子档案需要执行迁移操作。迁移过程要有详细的记录；迁移前、迁移后都要做好备份工作；迁移前先要进行测试并且制定应急预案，以防迁移过程中出现意外情况。 （八）档案提取。从电子档案保存库中提取档案必须经过严格的审批程序，经相关负责人批准之后才能提取，确保提取操作符合管理制度规定，并且对提取过程和提取内容进行记录。