公文处理基本规范.pptVIP

正确使用文种 只要是编号制发的正规文件，就必须在上述15类范围之内，不能随意改变。如，日常工作中，经常见到《××局2013年工作总结》、《××工作实施方案》、《××五年建设规划》一类公文，显然，这些做法都是错误的，因为“总结、方案、规划”等不属于法定文种，故应为“××局关于印发《2013年工作总结》的通知”、“关于印发《××工作实施方案》的通知”等。 二、公文格式 公文格式应该严格执行国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012） 公文用纸及版面要求与原国家标准《国家行政机关公文格式》规定是一致的。 A4纸：210mm×297mm 天头（上白边）为：37±1mm 订口（左白边）为：28±1mm 版心： 156mm×225mm 每页：22行×28字＝616字 字号、字体： 标 题：2号小标宋体字 正 文：3号仿宋体字 小标题：第一层一般用黑体字 第二层用楷体字 第三层和第四层一般用仿宋体 格式要素: 公文由以下格式要素组成: 份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。 增加了“页码”，去掉了“主题词” 对于行政机关来说，还增加了“发文机关署名” （一）份号 公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 如需标注序号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 （二）密级和保密期限 公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标志。 （三）紧急程度 公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。 如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 （四）发文机关标志 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；并用联合发文机关名称时，一般应使主办机关名称排列在前。 发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离为35毫米。 （五）发文字号 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。 机关代字应保持稳定，不宜经常变动。 发文字号中年份不缩位，顺序号不标虚位。 发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布；上行文的发文字号居左空一字编排。 （六）签发人 上行文应当由发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发，并标注签发人姓名。 联合上报的公文，应同时标注各联合发文机关的签发人。 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，编排在发文机关标志下空二行位置，居右空一字。 “签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 （七）标题 由发文机关名称、事由和文种组成。 一般用2号小标宋体字，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 （八）主送机关 公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后表全角冒号。 （九）正文 公文的主体，用来表述公文的内容。 公文首页必须显示正文。 一般用3号仿宋字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数可以用“一”、“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 （十）附件说明 公文附件的顺序号和名称。 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。 如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。 （十一）发文机关署名 署发文机关全称或者规范化简称。 （十二）成文日期 署会议通过或发文机关负责人签发的日期。 联合行文，署最后签发机关负责人的签发日期电报署发出日期。 会议讨论通过的“决定”，可以通过的日期为准，并应在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。 （十三）印章 公文除纪要可以不加盖印章外，都应当加盖发文机关印章，电报