会务接待与组织方案学习资料.pptVIP

14、制定会议预算方案 文件资料费 、邮电通讯费、会议设备和用品费、 会议场所租用费 、会议办公费 、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。 15、布置会场 会场桌上物品摆放 会议座次先后顺序 会议室物品摆放 整洁、清新、统一、舒适 15、检查会场 （1）方式 现场检查 （2）检查的内容 资料的准备和确认 打印文件、PPT等 设备的准备和确认 投影、相机、音频线、麦克、白板、笔… 其他物品的准备和确认 横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇 会中服务工作 1、报到及接待工作 （1）与会人员的接送; （2）会议交通工具的安排; （3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; （4）会议文娱活动的安排和组织; （5）其他属于招待方面的工作。 2、组织签到 3、会议期间 （ （1）时间提醒： 发言时间、休息时间、返回时间 （2）午餐确认： 留位确认、时间确认 （3）物品随检： 麦克、纸笔、茶水… （4）关于参会者反应 对内容、对环境（冷热） 4、宣传工作 照相、摄像、录音 5、 值班保卫工作 （1）值班工作 服务人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。 一、会议接待 二、会场服务与食宿服务 三、会议后勤保障 四、送别参会人员代表 五、会场善后工作 六、会议文件的收集、整理与归档 会议要素 会议的要素 １、形式要素： 名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素： 指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３、程序要素： 会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、 会议决定的贯彻落实。 ４、财务要素： 会议经费、会议设备、会议服务设施。 基本任务 1、组织的工作 (1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题安排议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对与会人员进行编组； (5)布置会场，安排座次； (6)负责会议签到 (7)会中组织和协调； (8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织)。 (9)会议的结束收尾工作。 2、文秘工作 (1)会议文书、讲话稿的起草； (2)会议文书编写； (3)会议文书印发及管理。 （4）会后的文件收集，整理和归档 3、生活管理工作 (1)与会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)与会人员的医疗保健。 4、安全保卫工作 (1)会议的保密工作； (2)会议的警卫工作； (3)会场内外的安全保卫工作。 会务工作流程图（会前） 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 确定会议规模与规 格 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会者名单 会务工作流程图（会中） 做好会议记录 组织签到 会议期间外围的卫生工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 留存照片资料 做好会议保密工作 会议信息工作 会务工作流程图（会后） 撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结 会议文书的立卷归 档 会议的宣传报道 案例分析 老黄可算是畅想公司的元老了，自公司成立以来，他就一直从事办公室工作，对于如何做好接待工作，他更是经验丰富。根据多年的实践，他总结出做好接待的一套工作程序：首先搞清领导意图，然后根据领导意图拟订接待方案，最后将方案交给领导。制定方案时至少要考虑以下内容： 1、来访客商姓名及其公司名称 2、合同项目概况 3、客商的目的，要求，人数，性别，身份，生活习惯，到达日期 4、工作日程安排及会见，宴会，娱乐活动等的规格，次数，时间，地点。 5、由相应哪位身份的高级管理人员负责这次接待 6、由谁担任专职陪同人员 7、由谁担任对口工程技术的主谈判，其他谈判人员名单，翻译，后勤服务人员名单。 案例结果 接待方案是秘书完成接待任务的依据，制定接待方案既要考虑现行规定，领导意图，又要考虑来访者的相关