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（2）记录编制要求 根据管理手册和程序文件的要求，应对安全评价过程控制所需记录进行统一规划，同时对表格的标记、编目、表式、表名、审批程序等做出统一规定。 记录可附在程序文件和作业文件的后面。 将所有的记录表格统一编号，汇编成册发布执行。 必要时，对某些较复杂的记录表格要规定填写说明。 记录编制要求如下： 1）应建立并保持有关评价过程控制记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收集和处理的文件化程序。 2）记录应在适宜的环境中贮存，以减少编制或损坏并防止丢失，且便于查询。 3）应明确记录所采用的方式。 4）按规定表格填写或输入记录，做到记录内容准确、真实。 5）应根据需要规定记录的保存期限。一般应遵循的原则是，需要永久保存的记录应整理成档案，长期保管。 6）应规定对过期或作废记录的处理方法。 （3）记录的内容 一般应包括以下几个方面： 1）记录名称：简短反映记录的对象； 2）记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码； 3）记录顺序号：顺序号是某种记录中每张记录的识别标记，如记录为成册票据，印有流水序号，可视为记录顺序号； 4）记录内容：按记录对象要求，确定编写内容； 5）记录人员：记录填写人、审批人等； 6）记录时间：按活动时间填写，一般应写清年月日； 7）记录单位名称； 8）保存期限和保存部门。back 四、安全评价过程控制体系的建立、运行与持续改进（一） 安全评价过程控制体系的建立1 建立安全评价过程控制体系时应考虑的因素 从图5中我们可以很清楚地看出，安全评价过程控制体系是依据管理学原理、国家对评价机构的监督管理要求及机构自身的特点三方面因素而建立的。 就管理学原理而言，安全评价过程控制体系以戴明原理和目标原理为基础；遵循PDCA管理模式，预防为主、领导承诺、持续改进、过程控制。 另一方面，体系的建立还应考虑国家安全生产监督管理部门对安全评价机构的要求。 国家主要从人员管理、机构管理、质量控制和内部管理制度这四方面对安全评价机构提出要求。 安全评价机构在考虑前两个因素的基础上，应详细分析机构自身的特点，建立适合自己的安全评价体系。 图5 安全评价过程控制体系的确立 2 建立安全评价过程控制体系的原则 安全评价机构建立质量保证体系应遵循以下原则： （1）领导层真正重视 任何管理模式的成功建立，任何管理方法的有效实施，任何改革措施的真正落实都离不开领导层的重视，尤其是最高管理者的重视和支持。 “重视”就是充分明白和理解在市场经济和竞争的大环境之下，质量管理的重要性和迫切性，重视安全评价过程控制体系的实质内容的确定和实施，而不是仅停留在文件上。 （2）员工积极参与 任何具体工作的落实，都需要通过各级人员的积极参与来实现。 从安全评价过程控制体系的建立、运行到持续改进，都需要各级员工的积极参与，包括：提供安全评价项目策划的依据；收集资料；总结过去的经验教训；提出合理化建议；参与规章制度的策划；体系实施并检验其适宜性和有效性；提出持续改进的建议等。 （3）专家把关 安全评价过程控制体系的核心是对安全评价过程的质量控制，整个的体系运行，都是围绕着安全评价工作开展的。 在安全评价过程中，从合同评审、现场勘察、资料收集、危险辨识、评价报告的编制直到报告的评审，整个过程都应配备技术专家审查把关，以确保各个环节的质量。 通过技术专家的工作，使评价人员的业务水平得以提升，从而不断提高安全评价工作的质量。 3 建立安全评价过程控制体系的步骤 安全评价机构建立过程控制体系的基本步骤如下： （1）建立安全评价过程控制的方针和目标； （2）确定实现过程控制目标必需的过程和职责； （3）确定和提供实现过程控制目标必需的资源； （4）规定测量评价每个过程的有效性和效率的方法；． （5）应用这些测量方法确定每个过程的有效性和效率； （6）确定防止不合格并消除产生原因的措施。 （二）安全评价过程控制体系的运行和持续改进 安全评价机构在建立了过程控制体系之后，应使过程控制体系真正运行起来，是质量管理职能得到充分的实施。 安全评价过程控制体系建立和保持示意图如图6所示。 持续改进是安全评价过程控制体系的一个核心思想，它体现了管理的持续发展的过程。 图6 安全评价过程控制体系建立和保持 持续改进包括： （1）分析和评价现状，以便识别改进区域； （2）确定改进目标； （3）为实现改进目标寻找可能的解决办法； （4）评价这些解决办法； （5）实施选定的解决办法； （6）测量、验证、分析和评价实施的结果以证明这些目标已经实现； （7）正式采纳更改； （8）必要时，对结果进行评审，以确定进一步的改进机会。 （九）档案管理和数据库管理 评价项目完成后，应对评价项目涉及的所有文件进行归档，并在此基础上生成数据库，设专人管理，以便资料查询，