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PAGE PAGE 19 第一章　会议管理　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　第一节 会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。一、 会议筹备方案的拟订(一) 、会议筹备方案的内容1、 确定会议的主题与议题 2、 确定会议的名称 3、 确定会议的议程 4、 确定会议的时间和地点 5、 确定会议所需设备和工具能满足会议的需要 6、 确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作 7、 确定会议与会代表的组成 8、 确定会议经费预算 9、 确定会议住宿和餐饮安排 10、 确定会议的筹备机构(二) 、会议筹备方案的作用1、 确保会议的周密组织 2、 确保会议服务质量和沟通协调到位 3、 确保领导的意图得以贯彻执行(三) 、电话会议及视频会议的知识1、 电话会议1) 电话会议交流信息的特点A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息C. 可以搭配使用其它通信方式D. 适用于分公司不远、规模不大的企业2) 电话会议信息工作的要求A. 准确发出开会信息B. 认真分发会议书面信息材料C. 合理安排会场信息传输设备D. 按时接通电话E. 通报出席情况F. 做好会议记录2、 视频会议1) 视频会议的特点A. 实现声音和图像同时传送B. 打破空间的限制C. 节省时间、费用D. 交流效果较好E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛2) 视频会议信息工作的要求A. 发出开会信息B. 分发文件信息资料C. 布置会场D. 设置与检查会场信息传输设备E. 做好会议信息准备F. 采用先集中后分散的形式G. 汇总情况信息(四) 、远程会议筹备方案的特点1、 节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短2、 筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等3、 会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论4、 专人负责远程会议设备(五) 、会务机构分工的要求1、 根据会议的规模和类型组织人员队伍2、 会务机构要分工明确、责任到人3、 加强协调、定期沟通(六) 、工作程序1、 组建会议筹备委员会2、 分成筹备小组3、 形成筹备方案4、 领导审核方案二、 检查会务的筹备情况(一) 、会务筹备情况检查的主要内容1、 会议准备是否充分2、 会议期间能否排除各种干扰3、 环境条件与用品准备4、 文件材料的准备情况5、 会场布置情况的检查6、 会议保卫工作的检查1) 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠2) 确保会场内消防设施齐全有效3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效4) 确保会场的防盗设施处于运行状态5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场7、 检查的其他内容1) 颁奖大会——奖品、颁奖顺序2) 选举会议——票箱、投票、计票3) 现场会——参观现场、参观顺序、线路4) 摄影座次(二) 、会务筹备情况检查结果的形式1、 书面形式 2、 口头形式 3、 协调会形式(三) 、会务筹备情况检查的方法1、 听取会议筹备人员的汇报2、 会前现场检查1) 确保所有事项都条理清晰2) 注意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 准备接待休息室6) 安排接待、服务人员(四) 、工作程序1、 开会检查的程序1) 自我检查，将检查结果上报领导小组2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实2、 现场检查的程序1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正(五) 、注意事项1、 会务筹备情况检查的汇报材料1) 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查2) 突出问题，提出对策，注重实效3) 有量化检查的数据，不能过于笼统2、 对检查所发现问题的纠正1) 先对问题的性质