《秘书实务》第二章-文档管理.pptVIP

第一节 文档管理概述 一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 1.文书、公文、文件 文书泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。 公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，按照规定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书。 文件(狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书。 第一节 文档管理概述 一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 2.文种、稿本 文种是按性质和用途确定的文件种类的名称。 公文文种可分为通用文种和专用文种两大类。 稿本包括文稿和文本。 文稿——草稿、定稿。 文本——正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。 第一节 文档管理概述 一、文书与档案的基本知识 （一）文书工作的基本术语 3.公文体式 公文的整体结构形式——文体、结构、格式 文体——应用性文体。 结构——公文的组织构造。 格式——指公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置。如下图： 第一节 文档管理概述 第一节 文档管理概述 一