秘书基础教学课件作者吴晓春第五章.pptVIP

第三节 信息的处理 (2)主题分类法 主题分类法以规范化的自然语言(主题词)作为信息资料的标志和检索的依据，按主题词的字顺(拼音字母音序、部首顺序、笔画顺序等)进行排列。 主题分类法是一种新兴的比较理想的分类方法，它能适应计算机储存和检索。 3.建立储存检索系统 建立储存检索系统，可使源源而来的信息资料根据这个系统归类存放，需要时按类查找。 上一页 下一页 返回 第三节 信息的处理 学科分类法可按照著作者、名称、问题、出版年月等多种方式排列。 主题分类法可按照主题词的汉语拼音字母音序、汉字部首顺序等排列。 4.保管 这是指信息资料人库的存放和维护。应注意防止信息资料的污损和丢失，载体为非纸质的信息资料，更要科学保管。 上一页 返回 图5-1 信息工作的程序 返回 第二节 信息的搜集 4.交换法 交换法就是将自己获得的信息资料与其他单位或人员的信息资料进行交换。 交换的信息资料一般是限制发行或内部发行的印刷、声像材料。 5.观察法 观察法是指秘书人员有计划、有目的、有意识地运用感官或借助其他工具认识客观事物，了解情况的方法，是搜集信息的基本方法。 上一页 下一页 返回 第二节 信息的搜集 观察法最显著的特点是所获信息具有直接性。随着社会的信息化和科学技术的发展，观察法采用了一些新的现代科学技术，如摄影、录音、录像等，进一步提高了观察的效率和质量。 秘书要有较强的信息意识