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部门 姓名 东南大学会务系统 会前准备 会议接待 会中状态跟踪 01 会前准备 序 会前准备 内容 1 申请创建会议 向会务系统管理员申请创建各自的会议 2 创建/维护活动 维护活动各项信息； 对活动进行分解，明确活动分解任务的时间、目标要求，落实各个环节的负责人并给予各项任务负责人待办短信提醒和活动准备事项最后期限短信提示。 3 资源信息维护 维护会议需要使用的车辆、宾馆、用餐、志愿者、工作人员、领导的相关信息 4 邀请来宾 拟邀请参会人员信息的录入、维护； 5 回执反馈 对参会人员的活动、住、行等相关信息维护（时间、车次、车辆、司机、志愿者、联络人员、随行人员等） 6 分配资源 根据参会者回执情况以及具体活动安排车辆、志愿者、 7 活动统计 活动总表以及分校区活动总表 02 会议接待 序 接待事项 内容 1 来宾个人活动指南 告知来宾参加的活动、志愿者、住宿宾馆、用餐、活动班车、其他相关信息 2 志愿者工作指南 告知志愿者服务来宾个人信息、参加活动、住宿安排、用餐、班车和其他相关信息 3 短信发送 短信提醒功能：围绕参会人员活动的各个环节，发送短信提醒（接送-住宿-报到-开会-用餐-会务信息-资料下载等） 工作短信：给会议工作人员、志愿者发送短信布置工作。 4 领导活动指南 领导参加的活动安排以及配备的志愿者信息 5 6 7 03 会中状态跟踪 序 会前准备事项 准备内容 1 短信发送 通知参会者活动相关信息；通知志愿者工作信息； 2 来宾报道 来宾会场签到，统计本次会议实际到场人数 3 志愿团队工作指南 告知志愿者团队负责人参与具体活动以及分工 * * * 部门 姓名 * * *
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