办公室人员及岗位置的说明.doc

河南冠能电子商务有限公司 PAGE PAGE 6 办公室人员及岗位职责 建立和完善 办公室的工作程序、 岗位职责，使部门工作更加灵活高效；同时规 范明晰部门日常工作特制定本制度。 一、办公室人员设置 根据公司现状及工作实际，办公室人员拟定5人。具体为： 行政办公室主任1人，行政助理1人，人事助理1人、前台文员1人、行政内勤1人。 二、办公室职责 1、负责贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息；搞好各部门间相互配合、综合协调工作；对各项工作和计划的督办和检查。 2、协助公司领导制订及修订公司各项管理规章制度，督促、检查制度的贯彻执行。 3、负责公司会务安排，做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作，根据需要按会议决定发文。 4.负责公司的各项文秘工作，起草、修改、审核公司的文件，处理和催办公司的各项指令。 5、负责员工的考勤记录，每日分析、汇总，月底上报公司领导和财务。 6、负责员工绩效管理工作及各项奖惩办法的执行，统计员工绩效考核结果。 7、负责组织企业文化建设，开展集体活动、慰问、员工福利等工作, 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。 8、负责公司人力资源相关业务，办理员工招聘、录用、薪资奖金、调动、考核、奖惩、辞职辞退、离职、人事档案等业务事项。代表公司与员工签订劳动合同及其保管工作。 9、办理员工的社会福利保险事项。 10.负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。 11.负责公司办公用品的计划、采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，控制费用，厉行节约。 12、负责建立健全员工的人事档案。做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作。 13.负责公司的前台接待、客人来访迎送等招待工作。 14.负责公司环境卫生打扫分配与安排。 15.负责固定资产盘点、整理、存档。 16.调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。 17.公司领导临时交办的工作。 18.其他需要配合完成的工作。 三、岗位职责 （一）办公室主任 1、.对公司总经理负责，根据总经理的工作部署，按照办公室的职能，负责主持办公室的全面工作。 2.检查督促本部门日常工作，并经常向总经理汇报工作； 3.每周六下午4时召开本部门会议，总结一周工作完成情况，安排下周工作； 2、负责各种事项的通知，会议决定的草拟和发布。 3、负责办公室内部的基础建设和业务知识的学习，监督检查部门的岗位责任的执行，努力提高工作水平和工作效率。指导督促本部门工作人员按时、按量、按质完成工作； 4、组织安排公司会议议程，并安排会议记录，同时负责检查会议的执行情况。 5、负责审核以公司名义所发的决定、报告等文稿，并及时转呈领导签阅，建立相应的存档保存。 6、负责组织协调各部门共性的综合性工作，及时做好领导交办的其它事宜。 7、注意了解公司日常运营中的情况和问题，搞好信息反馈工作，并提出解决办法，为领导决策提供参考。 8.做好内外联协调工作，为公司经营做好服务工作； 9. 负责公司保密工作和法律事务，调查处理各种重大工作失职、违规违纪案件；调查处理员工投诉；调处劳资纠纷。 10.做好公司领导临时交办的工作 （二）行政助理 1、协助办公室主任做好办公室日常工作。 4、负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做好登记，做到有据可查、不出错。 5、负责员工的考勤记录。每日分析、汇总，月底上报公司领导和财务。 6.协助制订及修订公司各项管理规章制度，督促、检查制度的贯彻执行。 7.负责员工绩效管理工作及各项奖惩办法的执行，统计员工绩效考核结果。 8、负责组织企业文化建设，开展集体活动、慰问、员工福利等工作, 为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。 9、完成领导交办的其他工作，并将完成情况及时回报。 （三）前台文员 1. 做好公司的文字工作，包括文件、信函、报告、请示的起草、校核等，并协助做好文书档案的归档和清档工作。 3. 及时递送上级文件及有关请示、报告给领导批阅，做到及时准确、无误，并做好催办工作。 4. 根据会议的安排及主任的指示，及时发出会议通知，安排好会议室，做好会议记录和会议纪要整理工作，并配合搞好卫生和开水供应等服务工作。 5. 协助搞好接待和来访工作。 6.负责公司电话接听、转接、登记。 7. 完成领导临时交办的任务。 （四）人事助理 1. 根据公司上级要求制订公司用工制度、人力资源管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度，经上次批准批准后组织实施，并根据公司的实际情况、发展战略和经营计划制定公司的人力资源计划。 2. 制订和实施人力资源年度工作目标和工作计划，按月做出预算及工作计划。每年度根据公司的经营目标