会议筹备方案拟定.pptVIP

第一章 会议管理 会议管理包括：会前筹备、会中服务、会后落实 主要学习：会议筹备阶段的会议筹备方案和应急方案的拟定，检查和审核会议的各项准备工作，与领导进行沟通；会中工作重点是对会议进展的控制，对会议经费使用的监督，对突发事件的处理；会后的会议总结的内容和要求，会议评价的标准。 本章节在理论试卷中占20%比重；在技能操作试卷中占30%比重 第一节 会前筹备 一、会议筹备方案的拟定 1.会议筹备方案拟定的要点（P1—P2） 会议的主题：会议要研究的问题（较粗略、笼统） 1.确定会议的主题与议题（P1） 会议的议题：是列入会议议程，提交大会讨论审 议的题目，是对会议主题的具体化。 2.确定会议的名称（P2） 3.确定会议的议程（P2）：会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、 解决的问题的大致安排。（会议主持人要根据议程主持会议） （1）会议地点选择的原则是大小适中、地点适中、环境适合、交通 4.确定会议的 方便、会场附属设施齐全。 时间和地点 （2）会场布置的重要一环是：座位安排（P10）；主席台座次安排（12） 5.确定会议所需设备和工具:要满足会议的需要 6.确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作 7.确定会议与会代表的组成 8.确定会议经费预算 9.确定会议住宿和餐饮安排（P28：住宿、餐饮安排各8点注意事项） 10.确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工（见下一页） 会务机构分工的要求（了解P6） 会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实 （1）文件起草和准备 （1）根据会议的规 （2）会务组织 模和类型组织 （3）会场布置 人员队伍 会议组织 （4）会议接待 各部门明确各 （2）会务机构分工 分工包括 （5）生活服务 自任务和要求 明确、责任到人 （6）安全保卫 （7）交通疏导 （3）加强协调，定 （8）医疗救护 期沟通 会务机构包括：会务组、秘书组、组织组、接待组、 宣传组、财务组、保卫组等 2.会议筹备方案的制定程序（P8） 3.拟定会议筹备方案的作用和意义（P2） 作用：（1）确保会议的周密组织（会前） （2）确保会议服务质量和沟通协调到位（会中） （3）确保领导的意图得以贯彻执行（会后） 意义：会议筹备方案是会议工作的基础，以保证会议的顺利进 行,是秘书的重要工作之一 远程会议：电话会议、视频