单据列印操作手册.doc

設備管理系統單據列印操作手冊 主功能架構均無改變，一樣維持著：(1)報廢申請單列印，(2)移轉申請單列印，(3)更正申請單列印等三項主要功能，然而各項主功能內，添加了許多更彈性的，更便捷的新功能，請各位同仁耐心看完，相信這些新功能必有助於各位的作業。 (a) 列印財產報廢申請單： （A）如何產生報廢單： 此處的作業如同以往，各位同仁只要在保管單位鍵入該單的代碼（如管理資訊組 FIMX），直接按下查詢，即可得到以下的畫面： (b) 以往，點選任一資料，它即會被挑選下來，現在不同了，凡點選任何欲報廢的資料，則需請各位同仁詳細地輸入，報廢所需的資料，請看下圖： (c) 在使用上，可用（↑向上）或（↓向下）鍵來控制游標，依序填入資料，當您第一次使用時，如管理資訊組輸入時，如下： (d) 按下確定後，便完成此筆資料的報廢程序，如下： (e) 當您欲進行下筆設備報廢的動作時，您剛才所填的資料會自動地顯示出來（如下圖），若這些資料無誤的話，按下＜確定＞即可，以後的資料報廢，皆依此作法。 (f) 當報廢完您所欲報廢的設備後，您只要按下圖(e)中的＜列印＞鍵後，系統會問您要不要將資料傳至保管組，如圖(g)： (g) 按下＜YES＞，資料即傳至保管組，而當資料傳送出去後，就表示您不能再修改此報廢單的任何內容，除非請保管組退回此一報廢單。另一方面，保管組會等您的報廢單公文傳來後，才能依規定來為貴單位報廢設備。 若您按下＜NO，表示這次的報廢資料暫不送出。此時，系統會將您的資料妥善地儲存下來，以便您日後的修改，而修改資料的動作，也很簡單，詳細的操作方式，請詳看下一個小節。 (B)如何來修改及維護報廢單的資料： 請看圖(e)的下面，有一個叫＜資料維護及查詢＞的按鍵。沒錯，它就是您維護資料的入口，在按下它之前，請您先在保管單位那兒，正確地輸入貴單位的代碼，否則是進不去的哦！ 進入之後，會出現下列畫面，請您耐心地看以下的說明： 系統會自動地為您取出所有的待處理的報廢單，也就是還未送至保管組的報廢單，所有的單據文號會出現在右方的清單中，您只要對點選任一報廢單，並點兩下，就會將此筆單據的內容顯示出來，如圖(i)： (h) (i) 畫面的左上方就是報廢單文號，正上方的尚未送出，表示此報廢表還沒送至保管組，右上方的資料範圍，可幫您挑出待處理（不包含已送出的）或所有的報廢單（包含已送出的）。 畫面下方有四個重要功能的按鍵，分別為＜修改報廢單＞、＜資料送出＞、＜列印報廢單＞及＜刪除報廢單＞，請看下列介紹： １．＜刪除報廢單＞：進行此一動作時，請先點選報廢文號的清單中，您欲報廢的文號，按下此鍵即可幫您整筆刪除。 ２．＜列印報廢單＞：按下此鍵可幫您列印目前所見的報廢單，。 ３．＜資料送出＞：按下此鍵即將您目前的電子資料傳至保管組，而保管組會等您的報廢單公文送達後，再依規定辦理報廢。 ４．＜修改報廢單＞：按下此鍵會進入編輯畫面，如下圖(j)，您有沒有覺得這個畫面和建立報廢單的畫面（圖(e)）很相似呢？沒錯，它的操作模式都一樣，每點選一筆下來，就需填入必要的資料，當您編輯完畢後，請記得按下＜儲存＞哦！免得您寶貴的資料 Lose掉喔！ 另外，於圖(i)中的清單內容，您只要想詳細查任何一筆設備的資料，只需選定該筆資料，並按二下，就會顯示其必要的內容出來，如圖(j) (j) (k) 列印財產移轉通知單： (l) 移轉單，顧名思義就是要將自己所擁有的設備財產移轉到別的單位，所需填的單據。 移轉的程序比起報廢還要複雜一點，當在報廢時，只要依程序填妥報廢單後，即可直接由保管組處理，但在移轉時，移出單位需將移轉單送至移入單位，等移入單位依程序填妥資料後，再送至保管組處理，所以在觀念上，若各位先了解這點後，那操作就不是問題了。 (A)如何建立移轉單： 這邊的作業程序和報廢單一樣，於圖(l)輸入保管單位後，一邊點選欲移轉的資料，一邊於圖(m)中填入必要資料即可。另外，因為這是輸出單位所需填的，所以在移入存置地點、移入單位聯絡保管人代號、電話及使用保管人代號等欄位，可先不要填，待移入單位協調後，自行填入。 當您建立過一筆移轉單後，系統就會自動地記錄貴單位的文號及您的姓名和電話，待您下次使用時，即系統會自動幫您帶出資料，直到換學年才需再輸入一次。 當您辛苦地建立了移轉單之後，您按下圖(l)中的列印，它也會問您要不要將資料送到移入單位，如圖(n)，請仔細看喔，是移入單位，不是保管組哦！因為依正常的程序，移轉單的流程就是這樣，且您可能有部份的資料也需移入單位補充。 於圖(n)中，您若按下＜YES，資料就會送至移入單位，您就不能再修改此移轉單的內容了，除非，請移入單位退回，至於如何退回，您先別急，等一下會說清楚講明白的。 同樣地，您若按下＜NO＞，則表示您先暫時不送，等修改完成後，再送出移入單位處理。