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高校档案信息化管理综述论文 　　 　　摘要：高校无纸化办公及教学模式的改革发展促进了高校数字化校园建设的节奏档案信息化管理是其极为重要的一部分高校档案管理只有数字化、信息化、网络化才能高效便捷、优质保量地服务于高校的快速建设与发展当前一些高校档案管理存在手段落实制度 　　 　　关键词:高校档案;信息化管理;措施 　　 　　高校档案是高校从事科研教学、党政管理及其余各项活动过程中形成的对社会和学校具有一定保存价值的各种文字记录、影像资料、图标资料等不同存储类型的历史记录是高校进步发展的历史见证也是衡量一所高校教育教学质量是否提高、科研学术水平和管理水平是否取得长足进步的重要尺度在高校发展中起着举足轻重的作用随着高校无纸化办公、数字化教学以及科技网络技术的迅猛发展信息技术在高校档案管理过程中发挥了极其重要的作用加之数字化校园建设的提出也要求高校充分利用信息技术不断获取信息、更新信息、及时有效的传递信息和应用信息不断向社会提供更多具有重要意义的档案信息高校档案管理实现网络化、数字化无疑能有效快捷、保质保量地为我国高等教育科研管理事业服务 　　 　　1高校档案管理工作中存在的不足 　　 　　1．1管理形式落后、意识淡薄 　　 　　现如今我国诸多高校的高层管理者认为高校的当务之急是紧抓、狠抓教育教学质量和科研学术水平忽视档案管理工作致使高校档案管理工作地位不高、责任不明在一定程度上影响了高校档案管理工作的顺利开展甚至滞缓了学校的高效建设与快速发展一些管理者认为档案管理就是简单的记录和保管工作任务简单无需专业人士负责管理采取其他工作人员兼职或改行或者聘用离退休人员从事档案管理致使管理人员素质参差不齐专业知识水平欠佳工作中疏漏百出如各类档案分类不清、归档范围不明导致各类档案收集不齐全;加之缺乏档案管理的理论指导使得整理档案时文件先后顺序颠倒案卷标题拟定不准确保管期限宽严划分不一组卷水平整体不高严重影响高校档案管理质量更有甚者很多高校在档案管理与建设过程中投入资金不足使得创新管理工作开展受阻库房和办公设施落后加之长年累积在档案管理上的故步自封使得繁杂工作得不到优化形成恶性循环进而阻碍了档案管理的建设发展［1］ 　　 　　1．2管理制度不完善、体制不健全 　　 　　普通高等学校档案管理工作起步较晚制度不完善体制不健全对档案的日常管理与建设工作不重视以致档案资料建设不齐全相当一部分档案存于个人或者没有及时收集整理归档如各学院每学期都有教师外出培训学习却无具体实施过程中的文字记录也无培养计划与总结;各院系实验室每天对学生开放实验但没有详细的使用记录和改进意见统计均对高校的教育改革和建设形成一定阻碍在教学和科研工作中虽然各职能部门管理者倾注了大量的心血细致工作详实记录但部分工作出于种种原因当时未能全面、及时的记录或材料零星记录或分散存放加上无专业人士管理负责几经易手容易导致资料丢失、混乱这样一来在日后学校建设或改革中需要相关材料时不得不重新添补、整理花费大量的人力、物力和财力造成了巨大损失的同时给学校的日常教学管理和教学工作带来一定程度上的影响 　　 　　1．3档案使用效率低下、功能单一 　　 　　高校档案是高校发展历程的见证也是高校改革发展的宝贵财富但是档案只有经过开发利用才能成为有效资源其价值才能被很好地发掘和利用才能很好的服务于高校的建设发展中然而当前高校由于疏忽了档案管理工作缺乏档案宣传使得档案信息资源的重要性得不到重视而且档案检索系统缺乏或不完善、不科学不能及时准确地为使用者提供向导和查询所需资料;档案编研工作力度不足不能及时有效的对信息进行编辑加工或形成各种编研成果信息分散削弱了档案信息资源的高效性;硬件建设不足设备更新缓慢也是阻碍档案利用效率的重要因素因此高校管理者需提高档案管理意识加强档案管理制度建设保障档案设施的先进性只有这样才能使得档案信息资源在科研教学、行政管理等工作中得到很好的利用 　　 　　2档案信息化管理建设的必要性 　　 　　高校是一个信息化高度发展及应用极为普遍的教育机构网络技术在这里得到快速发展和应用并给日常教学科研及行政管理等工作中带来极大的便利作为高校资源建设的重要部分档案的信息化管理也受到越来越多的关注和支持从而开展档案信息化管理也是响应学校信息化发展号召的需求保障学校信息资源及时有效地记录、更新及传播［2］ 　　 　　2．1档案业务发展的需求 　　 　　高等学校是传播文化、传承文明的文化事业机构它的文化沉积与文化理念是高等学校发展和办学的重要内涵档案管理部门是负责收集、记载、保管和研究并提供这些相关资料、信息的部门在高等学校文化底蕴与文化积累过程中具有举足轻重的作用教育体制的不断深入革新高校的全面快速发展使得交往活动与教学科研管理等相关工作门类众多、内容多彩相应的档案门类和信息数据