广东佳纳能源科技有限公司供应链尽责申诉管理制度.PDFVIP

广东佳纳能源科技有限公司 供应链尽责申诉管理制度 第一条：目的 为了及时发现和处理各类供应链风险与隐患，保障外部利益相关方 与本公司的顺畅沟通，提高与利益相关方参与和互动的质量，从而建立 和谐互利的利益相关方关系，维护各利益相关方和公司的合法权益，优 化企业发展的内外部环境，特根据《广东佳纳能源科技有限公司钴供应 链尽责管理政策》制定本管理制度。 第二条：适用范围 本管理制度适用于基于本公司产品、钴原料供应链、运营行为、业 务关系而与本公司存在直接或潜在联系的外部利益相关方（“申诉人”）， 包括但不限于： 1. 公共部门（包括政府部门）及其代表； 2. 公司客户，包括供应商、合作商和采购商； 3. 社会组织和媒体； 4. 股东和投资者； 5. 公司各运营所在地的社区居民。 第三条：申诉事项 申诉人可就与本公司的产品及钴原料供应链、经营管理决策与活动、 业务关系、外部非业务关系（包括政府关系）相关，且实际或可能违反 适用于公司的法律法规或其他要求的情况，尤其是实际或可能违反以下 第 1 页 共 7 页 各项文件中的要求的情况提出申诉： 1. 公司《供应链尽责管理政策》； 2. 公司《供应商行为准则》； 3. 《中国负责任矿产供应链尽责管理指南》； 4. 《中国对外矿业投资社会责任指引》。 第四条：申诉原则 申诉人向本公司提出申诉，以及公司接受和处理申诉均应遵循以下 五个原则： 1、事实原则：申诉人应根据具体事实而非公司的战略、政策或方针 提出申诉，并充分、完整地提供基于事实的证据和材料，公司接受和处 理申诉则应以查清事实为基本出发点并根据查清的事实做出处理； 2、关联原则：申诉人可为自身或代表其他个人、群体或组织提出申 诉，只要申诉事项与公司的产品及其供应链、经营管理决策与活动、业 务关系、外部非业务关系相关，公司不接受也不处理与公司不存在任何 关联的申诉； 3、程序原则：申诉人提出申诉和参与申诉，应严格遵照本管理制度 规定的程序和流程，公司接受和处理申诉也应严格按照本管理制度的要 求进行； 4、保密原则：申诉人和公司均应在保密的原则下，对申诉进行严肃 认真处理，在申诉处理过程中，申诉人和公司相关人员均应保守秘密， 不在处理程序结束前就申诉进程和内容做公开披露； 5、及时原则：申诉人应在知道或理应知道相关事实后的合理时间内 第 2 页 共 7 页 及时提出申诉，以便调查和处理，公司在接收到申诉后，应及时处理并 给予答复，但公司不予受理自申诉人知道或理应知道相关事实超过两年 的申诉。 第五条：申诉组织 公司设立供应链管理办公室和申诉处理委员会： 1、公司供应链管理办公室：公司供应链管理办公室是外部申诉接收、 处理、答复的具体负责部门，由其协调公司相关部门提出申诉解决方案； 2、申诉处理委员会：在公司可持续发展指导委员会下成立五人申诉 处理委员会，由一名公司主要领导，以及国际业务、营销、综合管理以 及人力资源各部门一位主要负责人组成，由供应链管理办公室支持其工 作。 申诉处理委员会不直接接收申诉，根据申诉程序在申诉上报申诉处 理委员会时，由其代表公司提出申诉最终解决方案。 第六条：申诉渠道 公司供应链管理办公室代表公司接收申诉，申诉邮箱为 CSR@。 第七条：申诉程序 所有申诉应严格遵循以下处理程序： 1、申诉人申诉时须按照公司统一制定并提供的《供应链尽责申诉书》 （附件一），说明相关事实和申诉的诉求； 2、供应链管理办公室接到申诉后，应首先研判该项申诉是否符合本 管理制度第二到第四条的受理条件，并在 5 个工作日内与申诉人确认收 第 3 页 共 7 页 到申诉。如不符合受理条件，则应在与申诉人确认收到申诉的同时告知 申诉人该申诉不符合受理条件，且申诉终止，并应填写 《供应链尽责申 诉记录》（参照附件二）； 3、如果申诉符合受理条件，供应链管理办公室在接到申诉后，应会 同相关部门讨论研究，进行调查和取证，必要时获取公司高层管理者的 意见和支持，