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第三节 物业档案的整理 一、物业档案全宗的划分 物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专 业化管理，并为物业业主 和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自 主经营、自负盈亏、具有 独立法人资格的经济实体。 根据档案全宗构成的三个条件，物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档 案全宗。物业公司自成立 之日起，就是一个新的立档单位，在其基本职能没有发生重大改变，只是职能或工 作范围的扩大或缩小、内 部机构的调整等情况下，其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如，物业公司属 下的其中一个管理处因业 务原因要移交给另外一间物业公司管理，部分档案因此也移交出去，但这种情况并 不影响原物业公司全宗。 管理处(小区)属物业公司的派出机构，其所产生的档案不能构成一个全宗，而属物 业公司全宗的一部分。在 该管理处(小区)转出时，将有关本公司全局的档案复印一份存档，如党群工作、经 营管理、行政管理、财务 等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司，成为下一间 物业公司全宗的一部分， 如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。但是，遇两间以上物业 公司因发展需要而进行合 并，其合并前后的档案应划分为两个以上全宗，即合并后产生的档案是一个全宗， 合并前各物业公司所形成 的档案各自为一个全宗。如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于 两公司因业务发展需要于 1999年进行合并，这样就存在三个不同的全宗，即1990～1999甲公司全宗、1992～ 1999乙公司全宗和1999年 新公司成立后的全宗。 1 二、全宗内物业档案的分类 (一)分类的含义和要求 1.分类的含义 全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同，把物 业管理公司的全部档案分 成若干类别，并组成体系，以利整理、保管和利用的过程。 为便于全宗内档案分类工作的进行，应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案 分类工作的依据。所谓分 类方案，亦称分类大纲，是指标列各个类目的名称，表示全宗内档案分类体系的纲 要。类目，是档案分类表 的构成单元，是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不 是一成不变的，在具体操 作过程中可根据实际情况加以修正和补充。 2.编制分类方案的基本要求 (1)分类应该体现客观性，即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出 发，按照文件在物业公司 或各管理处(小区)管理活动中原来形成的联系进行分类，最大限度地保持全宗内档 案文件之间的历史联系。 (2)分类应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确 的类属关系。分类方案 中同级的各类地位相等，内容上相互排斥、不能相互包容。 (3)分类应该具有实用性，即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案 分类的最优分类方案。 (4)分类应该具有发展性，即在档案类目的具体设置上，不仅要考虑到现有的档 案情况，还要进行科学 预测，充分估计到可能出现的新类目，使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展 的余地。事物是不断发展 的，物业公司的业务范围也会不断的扩大，公司职能也会不断的加强，随之产生的 档案也将不断的丰富。在 编制分类大纲时，应充分认识这一点，给类目留有一定的发展空间。 2 (二)分类的作用 物业公司管理着一定规模的物业，业务范围广，设置的机构众多，各部门产生 的档案纷繁复杂，如果不 按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别，就无法立卷、保管和利用。再 者，在新的形势下，档案 机制必须深入到日常的业务工作中去，对全宗内的档案进行分类，可以指导业务部 门的文件材料按类别积累 、归档。因此，全宗内物业档案的分类就显得非常重要。 (三)编制分类方案的指导文件 物业公司属于非生产型的企业。在编制物业公司的分类方案时，可参照国家档 案局制定的《工业企业档 案分类试行规