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进出口实务课程（一） 1.商务信函与写作 2.商务邮件与写作 3.商务英语听力练习 商务信函与写作 1.书写商务信函的原则 1.1一般介绍 商务信函往来是商务活动的重要组成部分，是通过邮寄或其他电信手段进行的文字形式的商务活动。 商务信函是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话和面谈中可能出现的疏漏和误解。 因此，对我们来说，学习和掌握商务信函的基本知识，具备阅读和书写商务信函的基本能力是非常必要的。 1.2 商务信函的基本要求 商务函电又称商务信件。它要求有得体的版面，逻辑性的观点，正确的语法，拼写和标点符号，合适的风格语气以及巧妙组织的信息。 这些要求可被概括成7C原则：清楚(CLEAR)，简明(CONCISE)，礼貌(COURTEOUS)，考虑周到(CONSIDERATE)，完整(COMPLETE)，具体(CONCRETE)和正确(CORRECT)。 1.3如何在写作商务函电时达到7C要求呢？ 1.3.1 确保你的信件表达的足够清楚，不会被误解；如果你的信件中有模棱两可的地方，那么就会给你和读信者带来麻烦。 1.3.2 在书写时尽量使用简单，平实的字眼来减少读信人的时间，引起他们的注意。这就意味着高效率和低消耗。做到言简意赅，避免啰嗦的表达和多余的话。 1.3.3 为了达到礼貌的效果，避免使用容易激怒别人或者轻视的词语，以及使用技巧来解决不同意见都很重要。不过最重要的是及时回复。诀窍就是你站在别人的立场上，考虑他人的需求和情感来书写信函，这样的信函自然会受到欢迎。 1.3.4 考虑周到是指在拒绝客户要求的同时保留着未来商务合作的希望。 1.3.5 只有包含了客户所需要的所有信息，一封商务信函才算完整。若缺少任何一个必不可少的信息，对方便会要求你解释，也就是说你需要再写一封信函。这不仅浪费你的时间，精力和金钱，而且有损你方的形象。 1.3.6 至于具体性，是指使用具体的事例，数据和主动动词而使语言变得精确，确定和生动。 1.3.7 最后，一封商务信函还要求有正确的语法，标点符号和拼写。另外，信函还要求有恰当的风格和格式：措辞明晓(CLEAR)，结构简洁(CONCISE)，用字谦虚(COURTEOUS)，资料完整(COMPLETE)，事实确凿(CORRECT)。 2.商务信函的格式 商务信函的格式有很多种，包括缩进式(indented style)，齐头式(block style)，修正的齐头式(modified block style)和简化式(simplified style)。不过现今一般使用齐头式和修正的齐头式比较多。大多数商人愿意使用较为标准的方法进行商务交往。因此，正式商务信函应具备以下11个要素： 2.1 信头（Letterhead） 信头位于每封信第一页的最上端。信头包括发信人所在公司的名称，地址，邮政编码，电话，传真，互联网网址和电子信箱组成。信笺信头一般是印好的，如今，大多数的大型公司都用带有信头的信纸来写信，有的时候信头中还会出现公司的标志。 如：23 Eastern Hongkong Road Qingdao,266071 P.R. China Room 305 Building E, Economy Trade College (0086)-532 2.2 日期 (Date) 日期是商务信函中至关重要的部分。日期应该使用正规的书写形式。完全用数字表达的方式（如：7/5/2008）应该避免使用。正确的两种表达方式： 2.2.1美语表示法 月份要全部用英文表示。 日子用数字表示，不用加“th”,“nd”等，并在句子后加逗号。 年份用数字表示。 如：May 15，2008 2.2.2英语表示法 日子用数字表示。 月份要全部用英文表示。 年份用数字表示，并且在年月之间不加标点。 如：26 July 2008 2.3 信内地址（Inside Address） 信内地址通常指的是有关收信人的信息。一般来说，信内地址包括收信人的姓名和称呼，公司名称，街道地址，城市名，州名，省名，邮编和国家。它通常放在日期下面第三行，与左边界对齐。 如：Miss Barrette G. Elizabeth The Sales Manager The Space Engineering Co. Ltd. Brazenness Street MANCHESTER M60 8AS