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办公信息系统客户价值? 节约管理成本，提升盈利能力??? 通常的办公型(或分布式)文件处理环境包括个人打印机、网络打印机、复印机、传真机以及多功能设备。在文件处理的相关环节中很容易产生浪费，主要是因为它的真实成本不易被感知并难以控制；文件处理的各种成本被分散计算到多个费用中心，决策单元也非常分散，只有很少的企业会对此进行集中控制。国际权威调研机构ALL Associates Group 对福布斯全球上市公司2000强公司的实际文件管理耗费调研结果表明，平均来说，企业要花费其营业额的6.1%在与文件有关的环节上。其中，文件输出环节所产生的成本（纸张、耗材、设备等）仅占文件处理总成本的10%左右，而与文件流转和管理相关的成本（文件采集、分发、存储、检索、流转、共享、归档等）则占总体成本的90%。这个比例相当惊人，在管理精细化的过程中，这是一块必须控制的成本领域，《华尔街日报》分析师将文件处理费用称为企业“最后一项没有审计的费用”。办公信息系统解决方案与服务提供商提供的定制化的办公信息系统，可以帮助客户有效管理这部分“没有审计的费用”，达到节约管理成本和提升盈利能力。在设备管理方面，通过对客户现有设备普查、合理配置、利用金融工具进行固定资产剥离、制订设备管理、购置和费用管理流程，可以大大降低客户的冗余设备与管理成本，达到持续改善。在耗材、零件和维修方面，采用“按需打印，按印付费”的方式，费用支出的稳定性大幅度改善，彻底解决耗材、零件和维修的管理问题；同时，费用结构清晰、可靠，交易成本得到有效控制。在文件输出管理方面，采用设备监控和成本管理软件实时监控设备状态，发现设备故障隐患和耗材使用情况，大大降低硬件故障率和故障排除的时间。在成本管理方面，可以按照部门、时间段、输出类型进行实时监控和记录，并自动生成各种费用统计报表，实现费用的精细化管理。依据这些数据，进行数据分析，发现费用漏洞，及时在软件中进行权限和策略部署，实现管理控制。Gartner的调查表明，通过实施办公信息系统解决方案与服务，可以帮助客户降低文件处理方面的总体拥有成本10%－30%。办公信息系统解决方案与服务还可有效地减少差旅，从而帮助企业节约差旅费用。国际上的平均数据表明，办公信息系统解决方案与服务的有效应用可以帮助企业减少差旅约30%。以上数据充分反映了办公信息系统解决方案与服务在帮助客户节约管理成本、提高盈利能力方面的巨大作用。由美国金融危机引发的全球经济下滑，使得企业的盈利能力明显下降，迫于经营压力，众多企事业单位产生削减成本、提高办公效率的迫切需求，将有利于办公信息系统解决方案与服务市场的进一步增长。优化业务流程，增强企业竞争力办公信息系统解决方案与服务通过硬件、软件与服务相结合的手段，可以优化客户的文件处理流程(包括文件的采集、分发、存储、检索、流转、共享、输出/归档等)，从而加快信息沟通与流转的效率。在企业竞争日趋激烈的今天，信息沟通效率与反应速度日益成为企业竞争致胜的关键要素。文件的沟通与流转效率直接影响企业决策和做出反应的速度。办公信息系统解决方案与服务还可帮助企业大量差旅时间，使远距离沟通变得更为频繁、效率更高，从而深刻地影响企业的运行模式，提高沟通效率，缩短决策时间，同时提高组织内部的协同力和竞争力。OA软件则通过企业办公流程的自动化，以及协同办公等多种手段，优化办公流程，提高企业内部的办公流转效率。因此，办公信息系统解决方案与服务对于企业优化业务流程、增强竞争力具有重要意义。企业综合效益如下图所示：客户综合效益分析?案例：某商业银行通过办公信息系统解决方案，优化了贷款审批流程中所需的各种文档与信息的采集、报送、检索，从而将贷款审批期限由原来的15天缩减为3天，大大增强了对客户的吸引力。降低资源消耗，创造绿色GDP办公信息系统解决方案与服务可推进企业办公数字化进程，通过部署文件管理软件，并配合文件设备监控、成本管理等解决方案，实现网络传真、网络扫描、电子存档和移动打印等功能，帮助客户减少纸张的耗用；同时，还能够促进员工的节约意识，从而进一步节约纸张并相应保护森林资源与水资源，同时达到降低能源消耗、减少碳排放量的目的。企业级办公信息系统解决方案与服务的广泛应用，可以节省大量差旅，从而大量减少差旅导致的能源消耗，并减少碳排放量，缓解交通压力。OA软件可以有效增强企业跨区域办公的协同，降低沟通成本，最大化满足企业内部与企业之间即时信息沟通的需求，有效节约能源。在中国当前的社会、经济环境下，办公信息系统解决方案与服务所带来的节能环保价值更为突出。在中国经济步入周期性拐点之后，能耗成本大幅提升，中国企业制造成本压力增大，能源稀缺矛盾日益突出。办公信息系统解决方案与服务