96学年度新任主管座谈会会议纪录.doc

PAGE PAGE 1 96學年度新任主管座談會會議紀錄 開會時間：96年8月9日（星期四）上午9時 開會地點：本校行政大樓4樓第4會議室 主席：蕭校長介夫 出席人員：略 記錄：黃明珠 校長：大家聽了一個上午的課程，想必有所收獲；現在是綜合座談時間，大家有什麼建議，歡迎提出。 卓所長慧莞： 這樣一個座談會，對我們這些新接任主管職務的人員，能透過相關規 定的學習、瞭解後落實，是有所幫助的。我對剛提到的2件事情，藉 這個機會提出請教。第一點，行政會議及校務會議為決議全校性事務 之重要會議，於每次會議前，都會將前次會議決議之執行情形作一追 蹤確認，但仍有無法確實追蹤及完全落實的部分。請教上一次會議執 行進度若未完成，是否會在下一次會議中繼續追蹤或以仍在辦理中來 結案？期望可以確實追蹤，以達開會決議之目的。 第二點，行政會議及校務會議紀錄置於網頁上，個人認為學校相關之 行政、校務會議決行之事項屬全校性，會議中的決議可能涉及每位教 師或相關人員，期望可以用E化的方式，使學校教師皆獲知此重要資 料，也更瞭解學校的發展方向及變革，相信一定會加強全校的向心力 及凝聚力。另外，目前行政會議及校務會議紀錄皆為書面資料，是否 可將會議紀錄以E-mail方式傳送給與會人員，再由與會人員以電子郵 件方式傳送系、所單位同仁，以節省文書資源。 校長：卓老師非常關心學校、非常好。目前學校資料使用電子公告系統傳送，但仍有部份老師反應收到過多不需使用的郵件；計資中心已設計相關簡化作業，目前學校有相關決議或訊息，均將標題列在公佈欄內，點選後即可得知辦理情形。期望本校公文系統，下學期可以達到100％的線上簽核，也請計資中心配合，文書組負責稽催，秘書室將線上公文法制化並作時程的管控。 陳主任秘書文福： 每天來一定要先看電子公文，今天的公文，一定要今天清完，才不致耽擱公文時程。至於卓教授提及的案件，目前已快要結案。 卓所長慧莞： 目前案子已快落實了，只是處理時間已將近1年。 校長：因為經費並不是申請後馬上會核撥，也需前一年先編列預算才能核撥，若是臨時申請之經費，則較難從其他地方調度使用。期望未來訂定一套制度，由院長負責，所有的員額及經費皆分配給各院，由院統籌運用人力、經費之資源，而非均分給各系。至作研究之經費，應是每一位老師積極向外爭取，在有限之資源、經費下，做最好的效果。 陳主任秘書文福： 卓教授是一位非常盡責的人，她會關心到系所的儀器、設備等問題，這 是很好的觀念。各位除作研究外再作行政工作是很累的事，建議擔任主 管之同仁，宜多多運動，因為運動可以提昇效能。請體育室何主任詳加 規劃。 校長：已從教育部爭取到100萬元經費，8月底應可落實。健康是很好的，我鼓勵大家多運動。最簡單的運動方式，買個乒乓球桌，就可以十幾個人輪流一起玩，既達運動功效且所費不多；或者練練氣功，也是不錯的選擇。總之，我鼓勵大家多運動。 林院長富士： 學校積極推動網路E化作業，建請計資中心要特別留意郵件之傳送問 題，校內郵件傳遞正常，但從校外傳送之郵件卻常無法接收到，建請 計資中心做好安全檢測，以防止未來校內之公文或郵件無法正常傳送 或接收時，致影響相關人員之權益。 此外，依會計室部門書面資料，固定資產中執行了41％，教育部頂尖 計畫執行15％，相信這些預算款項皆已分配完畢。目前文學院綜合大 樓仍有許多安全管理、教學設施等尚未齊備之處，本人謹代表文學院， 請各單位若有結餘款項時，多協助文學院的基礎教學及安全措施建設。 校長：關於文學院經費需求部分，校方會給予最大之協助。至頂尖計畫經費部分，8月底將召開會議，各單位預算經費若未使用完畢，將會收回重新分配。另外，也請計資中心提供最好的服務予全校教職員使用網際網路相關事宜。 黃院長振文： 因要審議國外之學術文件，常常有國外之信件被過濾成為垃圾或廣告郵件，此部分要請計資中心多費心處理。 黃主任德成： 這是郵件之設定系統的問題，我會盡快瞭解、處理並向校長回報。 陳總務長俊明： 剛才水保系陳主任提及，設備擺在室外被偷竊且保險公司不予理賠之情 事，據瞭解，若需保險公司理賠，應有報警處理之實際紀錄等相關程序 才能申請。本處將進一步瞭解實際處理狀況，近期會請保管組劉組長主 動與陳主任洽談。 陳主任樹群： 建議可多加裝監視器。 校長：請警衛加強巡邏。校園中除於幾個地方必須增加監視器外，大 樓之門窗應儘可能上鎖，以維校內安全。有關綜合大樓冷氣部分，校方已同意安裝，請相關單位先設計規劃。冷氣之使用，除了教學必要之使用外，並請擬訂一套使用冷氣機之機制(例如刷卡控制，使用者付費)，也期望未來每棟大樓均設置一位節能人員，協助負責節能的措施。本校目前一年約需耗費1億5千萬的電費，未來社管院大樓蓋好後，電費有可能還會再增加。現已請總務處紀錄各單位、大樓