电会第二章建账初始化.ppt

财务软件实用教程 第二章 总账管理 2.1 建立账套与权限管理 用友通财务管理系统由多个子系统组成，各个子系统都是为同一主体的不同方面服务。各子系统之间既相互独立又相互联系，共同完成会计核算与管理工作。要求各个子系统共享公用的基础信息，拥有相同的年度帐和账套，并要求操作员和权限集中管理，所有数据存放在同一数据库中可以共享。因此必须设立系统管理功能，为各子系统提供统一的环境，对各子系统进行统一的操作管理和数据维护，实现财务业务一体化管理。 2.1.1 启动系统管理 操作包括：启动、注册 启动：桌面—“系统管理”图标双击 注册：系统—注册 系统管理允许以两个身份的操作员注册：系统管理员admin和账套主管。 初次注册以系统管理员admin。密码为空 2.1.1 启动系统管理 系统管理员与账套主管权限的不同： 系统管理员：管理系统中所有账套。进行账套的建立、恢复和备份，设置操作员、指定账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限。 账套主管：对所选账套的维护。账套的修改、功能模块的启用、对年度帐的管理（建立、清空、恢复、备份及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份）。该账套的操作员权限设置。 2.1.2 设置操作员 为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供了操作员设置功能，以便在计算机系统中进行操作分工及权限控制。 设置操作员 修改操作员 2.1.2 设置操作员 提示： 1、只有系统管理员才有权设置操作员。 2、操作员编号在系统中必须是唯一的。 3、所设置的操作员一旦被使用，则不能删除。 4、在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。 5、为保证系统安全，分清责任应设置操作员口令。 6、只有系统管理员有权修改操作员信息。 7、操作员编号不能修改，只能修改姓名、口令及所属部门。 2.1.3 账套管理 账套是指一组相互关联的财务数据。每一个独立核算的单位都可以建立一个账套。在账套管理功能中可以完成账套的建立、修改、备份、及删除的操作。 2.1.3 账套管理 1、建立账套 采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。 提示： 账套号不能重复。 账套名称可以是核算单位的简称。 账套路径是存储账套数据的路径，可以修改。 启用会计期为启用财务管理软件处理会计业务的日期。不能在计算机系统日期之后。 2.1.3 账套管理 关于核算类型的设置： 行业性质的选择决定着系统采用何种会计制度下的会计科目进行核算。 账套主管可以在建账时确定，也可以在操作员设置功能中修改。 系统默认按所选行业性质预置会计科目。如果取消“按行业性质预置科目”，则不预置科目。 2.1.3 账套管理 关于科目编码级次： 为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计核管理，软件将对会计科目、企业的部门等进行编码设置。 编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案，是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。 编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。一级至最底层的段数为级次，每级（或每段）的编码位数称为级长。 编码总级长为每级编码级长之和。 2.1.3 账套管理 除科目编码级次的第一级外，其他均可以直接根据需要进行修改。 由于系统按照账套所选行业会计制度预置了一级会计科目，因此第一级科目编码级次不能修改。 系统未使用之前，如果分类编码方案设置有误，可以在“基础设置”中进行修改。 系统启用现在可以进行，否则，只能以账套主管的身份注册系统后进行相应的系统启用操作。 2.1.3 账套管理 2、修改账套 只有账套主管有修改账套的权限。以账套主管注册系统管理。 2.1.3 账套管理 3、备份账套 账套备份：将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏；能够利用备份数据使系统数据得到尽快恢复以保证业务的正常进行。 账套备份还可以进行删除账套的操作。系统内的账套已经不需要再保存，可以使用账套的“备份”功能进行账套删除。 2.1.3 账套管理 提示： 只有系统管理员才有权限备份账套。 在删除账套时必须关闭所有系统模块。 每次备份账套时都建一个新文件夹，并注明该备份文件的内容。 企业在每月末结账前应该进行账套备份。 2.1.3 账套管理 4、恢复账套 是指把软盘或硬盘上的备份数据恢复到软件系统中，即利用现有数据恢复。 目的：硬盘数据被破坏时，将备份的最新数据恢复到硬盘中。 还可以引入系统外的账套数据，有利于集团公司的操作。 2.1.3 账套管理 提示： 备份的数据只有在系统管理中进行恢复才能运行。 恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，因此如果没有发现数据损坏，不要轻易进行数据恢复。 2.1.4 系统启用 系统启用是指设定在用友通应用系统中的各个子系统开始使用的日期。只有启用之后的子系统才能进行登录。两种方法: 1、系统管