QP04001-(文件管制程序).docVIP

文件名稱：文件管制程序 編號 ：QP04001 版次 ： 1.0 頁次：1 目的： 對與質量/環境管理體系有關的文件和資料進行控制，確保各相關場所使用文件之有效性。 范圍： 本文件適用于與質量/環境管理體系有關的各類文件。 定義： 無。 職責： 文件管制中心負責全公司質量/環境管理體系文件和資料的發放、更改、管理。 各相關部門負責本部門所使用文件和資料的管理。 管制流程： 流　程 責任單位 相關說明 使用表單 銷　 　毀修改、作廢實施、檢討編號、發行批准　　　　NG審核　　　　編　寫申　請NGOKOK 銷　 　毀 修改、作廢 實施、檢討 編號、發行 批准　　　　 NG 審核　　　　 編　寫 申　請 NG OK OK 使用單位 使用單位 課級主管 部門主管 總經理 部門主管 總經理 　　　　　　 文件管制中心 使用單位 相關單位 稽核單位 使用單位 相關單位 文件管制中心 使用單位 文件管制中心 文件管制程序 文件編寫規定 文件管制程序 文件管制程序 文件制/修訂申請表 體系文件總覽表 質量/環境記錄總覽表 文件分發記錄表 文件制/修訂申請表 文件銷毀申請表 文件名稱： 文件管制程序 編號：QP04001 版次 ：1.1 頁次：2 執行方法： 文件與資料的分類與編號： 文件與資料的分類： 系統管理手冊(QM)。 程序文件、質量環境計划等管理性文件(QP)。 工作指導文件(WI)，如：將系統管理手冊或程序書上所規定之質量環境作業、技術等，做細部描述之指導文件。例如: 製造、操作、檢驗、設備保養、儀測等作業標準。 質量環境記錄(FM)，各崗位工作中形成的與質量環境有關的記錄、報表等。 文件編號原則： 系統管理手冊： 　　　　　　　　□□　□□□□□ 流水號 流水號 系統管理手冊代號(QM) 系統管理手冊代號(QM) 程序文件： 　　　 　　□□　□□ □□□ 流水號 流水號 ISO標准章節代號( ISO標准章節代號(注：如為體系共用文件以ISO9001章節號為基准) 程序文件代號（QP） 程序文件代號（QP） 工作指導書： 　　　　　□□　□□　□□□ 流水號 流水號 ISO標准章節代號 ISO標准章節代號 工作指導書代號(WI) 工作指導書代號(WI) 文件名稱： 文件管制程序 編號 ： QP04001 版次 ： 1.2 頁次 ：3 質量環境記錄： （1）各部門制訂的表單： 　　　　　 □□ □□ □□□ 　　　　　　　 流水號 流水號 ISO標准章節代號 ISO標准章節代號 質量環境記錄代號(FM) 質量環境記錄代號(FM) （2）ERP系統表單： □□□ □□ □□□ 流水號ISO標准章節代號 流水號 ISO標准章節代號 ERP系統英文縮寫(ERP) ERP系統英文縮寫(ERP) 文件分為“管制文件”與“非管制文件”。 管制文件：須隨時保持最新資料，並有分發及簽收記錄，且無效之資料須及時收回撤銷，如系統管理手冊、程序書、工作指導書等。所有內部管制文件，每一頁蓋紅色“發行章”。 文件版次： 為使新舊文件有所區分及管理，並確保工作場所保持最新版本的使用狀態。 版次以阿拉伯數字表示，如（1.0版、2.0版、3.0版 … 依此類推）。 版次修改原則，文件內容做大篇幅修改時，則以第2.0版、第3.0版… … 依此類推 ; 若只有小部份內容修改則以1.1版、1.2版… 依此類推至1.5 版為止，下一版次即變更為2.0版。 文件的編寫、審批： 文件依「文件編寫規定」編寫，應規范化、標准化。 系統管理手冊(QM)由管理代表或其指定人員編寫。 程序文件(QP)由各相關單位主管依「文件編寫規定」編寫。 工作指導書(WI)及質量環境記錄(FM)由各相關單位主管指派并督導所屬人員編寫。 文件名稱：文件管制程序 編號：QP04001 版次：1.0 頁次：4 系統管理手冊由品保部門主管審核，報總經理批准后發行。 程序文件由各相關單位的部門主管審核，管理代表批准后發行。 工作指導書由各相關單位主管審核，部門主管批准后發行。 文件的發行： 文件管制中心將審批后的文件依6.1.2編號原則編號，QM、QP、WI文件登錄于「體系文件總覽表」上，FM表單登錄于「質量環境記錄總覽表」上。 文管中心發行文件，QM、QP文件發行給所有課級以上單位，WI和FM文件應分發至所需部門，管制文件未蓋發行章者適為無效文件。 管制文件的發放由文件管制中心填寫「文件分發記錄表」，經主管批准后，按發 放范圍發放，保存分發、簽領、回收記錄，FM不需要做發放記錄。 文件的修改、作廢和銷毀： 當文件不再適用或其他程序未能達到質量環境系統的要求時需修訂，應填寫「文件制/修訂申請表」審批后交