组织沟通的含义与类型.pptVIP

* 组织沟通 学习目标 1.了解组织沟通的含义和类型 2.明确有效组织沟通内部沟通的作用 3.识别纵向,横向沟通中的障碍 4.掌握组织内部沟通的策略 5.描绘组织中的正式,非正式沟通网络 6.了解外部沟通的意义 组织沟通的含义 组织沟通就是在组织结构环境下的知识,信息以及情感的交流过程,它涉及战略控制以及如何在创造力和约束力之间达到一种平衡 组织沟通的类型 1. 内部沟通 --纵向沟通 --横向沟通 --斜向沟通(不同部门之间,不同层面管理者和员工之间的沟通) 2. 外部沟通 --组织与外部组织之间的沟通 实现方式 正式沟通(文件传达,召开会议,上下级信息定期的信息了解)与非正式沟通(除正式沟通外的, 不确定性与偶然性) 书面沟通(多用在正式沟通) 和语言沟通(多用于非正式沟通) 纵向沟通 1.定义 沿着组织中的直线等级进行的信息传递 2.类型 上行沟通 下行沟通 下行沟通 1.定义 上司作为信息发送者与下属进行沟通 公司所涉及的种种职能的运作(计划的实施,控制,授权,激励等)基本都依赖于下行沟通 Eg:通知公司的情况(扩大生产,市场兼并,劳资关系,市场份额等) 对新进员工进行岗前培训,使其了解组织文化 下行沟通的主要方式 1. 书面沟通: 公告,报告,信函,备忘录等 2. 面谈形式: 口头指示,会议,谈话等 3. 电子形式: 新闻广播,电话会议,传真,电子邮件等 如何正确使用三种沟通方式 (1) 第一类信息—反映长期的事实,意见,想法或者计划(公司简介,中长期发展计划,各项政策福利等),书面形式 (2) 第二类信息—反映最近几个月或者几个星期的事实(公司最近发生的重大时间,公司季度业绩,下半年的计划等)书面形式 (3) 第三类信息—反映时间跨度最小,基本上涵盖每日工作的信息(每日工作任务,每日工作情况的反馈,临时出现的问题,此类信息变化大,不确定性因素大,不容易预测)多用非书面形式,也可以采用简短的书面 下行沟通的障碍 1.管理者的沟通风格与情境不一致 命令,指导,支持,授权 2. 接收者沟通技能的差异 理解力 3. 沟通各方心理活动的制约 当时的心理状态 4.不善于倾听 急于表现自己,而忘记倾听 5.等 下行沟通的策略 1.制定沟通计划 有总体沟通计划,也要有细则来规范具体的沟通活动 EG: 总体沟通计划 --必须将公司计划,指令和目标告诉员工 细则 --通过什么方式,几次会议,什么人参加,等细则 注意:不是所有的信息都可以向下传达,未成熟的信息,机密的信息不可以传达. 2.精兵简政,减少沟通环节 用简单的机构和简练的系统取代复杂的系统和庞大的机构 Eg: 美国的中层管理者大概15个,日本的丰田只有5层 3.去繁从简,减轻沟通任务 (1)例外原则—只有在计划和政策过程中出现偏差时,才进行沟通 (2)排队原则—按照轻重来处理信息沟通,不太重要的会议,约见等可以沿后 (3) 关键时间原则—恰当的时间告知员工,不要过度提前通知员工 4.引入授权 可以克服下行沟通的缺点:单向性,自上而下 5.言简意赅 简单,直接的语言,使对方理解 6.启用反馈 实施下行沟通并不打算让员工对信息进行评价(传达会议精神),但是可以善于利用接收者的反馈(肢体语言),来调整自己的沟通方式 7.多介质组合 多种沟通介质组合使用(口头+书面0 8.头脑风暴法 9.减少抵触的方法 当管理者要向下属传达一些负面的消息(批评,降低工资时 (1)提前掌握事实 (2)了解当事人的想法,让当事人有机会说明情况 (3)私下处罚员工 (4) 对事不对人 (5) 不要意气用事,保持冷静,客观 上行沟通的目的 定义:下属作为信息发送者而上司作为信息接受者的沟通 目的: (1) 为员工提供参与管理的机会 (2) 减少员工不能理解下达信息而造成的失误 (3)营造民主式管理文化,提高组织的创新能力 等 上行沟通的主要形式 1.意见反馈系统 设立意见箱 2.员工座谈会 (1)非正式的气氛下 (2) 由一位能说会道,会活跃气氛的人员主持会议 (3) 引导员工就某些话题展开讨论 3.巡视员制度 上行沟通的障碍 1.封闭式组织文化 2.内部沟通机制不健全 3.信息失真 上行沟通的策略 1.建立信任 2.采用走动管理 (1)共同进餐 (2)四处走动 (3)深入现场 横向沟通 沿着组织结构中的横线进行的信息沟通.包括同一层面上的管理者或者员工进行的跨部门,跨职能沟通. 特点 不存在上下级的关系 同一层面上的沟通 *