第七讲：山大安全工程OHSAS18001-体系策划与文件编写.ppt

职业健康安全管理体系标准及应用实践第七讲：体系策划与文件编写 主讲人：潘国军 7.2 成立编写小组，并接受必要的知识培训 ● 编写小组的成员有以下几点要求： 1、最高管理层的有效介入，以便解决重大问题和跨部门协调问题。 2、既要熟悉标准，又要熟悉企业的实际情况。 3、小组成员要有一定的管理经验 4、挑选的人员要能代表各有关部门 5、指定统稿人 知识培训： 1、标准 2、编写方法 7.3 制定体系文件的编写计划；● 1、强调整体性 2、明确任务分工 3、明确各阶段的时间安排 4、明确各编制人员之间交流、协调的渠道和方式 5、多次征求各有关部门的意见，以保证文件中所规定的职责、接口和工作方法的整体性 7.4 规定体系文件的格式要求和内容要点；● 1、编写组成员集体讨论文件格式和内容要点 2、文件内容要呼应标准的要求 3、要结合企业的实际情况 4、手册和程序文件各章节的格式要尽量统一 7.5 现状调查● 需要收集的主要资料： 1、组织机构现状 2、各部门职责和权限现状 3、各部门需要解决和工作接口问题和其他问题 4、现有的各种管理制度、作业程序以及各有关部门执行情况 5、现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况 资料分析： 1、评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的清单 2、评价工作接口现状，列出需研究、解决的工作接口问题的清单 3、评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整和作废的文件方案 8、 编写方式与技巧 体系文件的编写方式 1、自上而下依次展开的方式 2、自下而上的编写方式 3、从中间向两边扩展的编写方式 体系文件的编写技巧 建议按要素分成几条线来编写： 每条线中的手册部分、程序文件、作业文件及记录表格都包含在内。 9 体系文件的受控标识与版面要求 体系文件要有受控标识 体系文件要有版本、修改状态和文件编码 建议手册和程序文件采用标准形式，作业文件不必。 管理手册的一般结构 1、手册开头 ——发布令 ——任命书 ——管理手册目录 1、定义 “描述具体的岗位和工作现场如何完成某项工作任务的具体做法”。 4、作业文件可分为工作指令和记录 工作指令 主要包括工作指导书、作业指导书、检验指导书等 “针对某一特定的项目或合同而规划的一份较为详细的OSH措施、资源和活动顺序的文件”。通常包括5W1H和出了问题怎么办。 记录 “为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件”。 记录 a、记录是一种提供客观证据的文件； b、记录可以实现可追溯性的要求； c、记录和记录表格是两种不同性质的概念。 记录表格——依据性的文件（第三层） 记录——结果性的文件（第四层） 7、记录的编制内容 —— 记录名称 —— 记录编码 —— 记录顺序号 —— 记录内容 —— 记录人员 —— 记录时间 —— 记录单位名称 ——保存期限和保存部门 8、记录的编制要求和方法 1、对所需要的记录表格进行总体策划； 2、记录的编制与程序（作业）文件的编制同步执行； 3、在设计记录表格时，必须遵循简单适用的原则； 4、设计表格时，要内容完整，清晰反映OSH全过程的信息； 5、汇总所有记录表格，组织有关部门进行审核； 6、将所有表格统一编号，汇编成册发布执行。 9、记录的管理