归档文件整理操作实务讲义.pptVIP

归档文件整理操作实务 ;课程内容; 1 ;文书档案以件为单位整理要点;文书档案以件为单位整理要点;① 按“件”装订;① 按“件”装订;装订前对文件的修整： 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。 例如不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹等。 装订前的整修内容主要有：修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。;注：保管10年的文件可保持原状， 已经成册不易拆钉的可保持原状，减少不必要劳动 装订方式：采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角，一般只订一钉； 注：一个单位的装订方式应该统一;装订顺序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 中文版本在前，其它文种版本在后； 发文稿纸在前，正文在后； 文件处理单在前，正文在后；;一般采取“保管期限—年度—组织机构（问题）”的复式分类法。 即先将归档文件按保管期限分类， 每个保管期限下按年度分类， 再在年度下面按机构（问题）分类。 采用这种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，便于今后档案移交进馆、鉴定销毁。 ;按年度分类： （1）以每年1月1日至12月31日为一个自然年度 （2）跨年度形成文件的处理： 请示与批复，放在复文年； 规划放在针对的第一年； 总结、决算、报表，放在针对的最后一年； 会议文件，放在开幕年； 两个内容文件，归入主要内容针对的年度；;按组织机构分类： （1）按单位内部组织机构将归档文件分类，组织机构按党、政、工、团顺序排列，综合性机构在前，专业职能部门列后 （2）跨部门形成文件的处理： 业务部门起草单位名义发文，归综合部门 联合办理文件，归主办部门； 单位名义召开综合性会议文件，归综合部门； 参加上级会议文件，全局性归办公部门，业务性归业务部门； 领导人兼任职务文件，分别归有关部门或企业；;归档文件分类后，遵循“事由原则”为主，参考时间和重要程度等因素进行排列。;档案室在分类方案的最低一级类目???，依据排列顺序逐件编号： 例如：按“保管期限-年度”分类，其最低一级类目为“年度”， 即在同一保管期限、同一年度里，按文件的排列顺序从“１”开始逐件编号，形成一个流水号。（即每年3个流水号）;在文件首页的上端空白处盖统一刻制的归档章并填写相关内容。 注：文件处理单随同文件一并归档的，归档章一般盖在文件处理单上。;全宗号;全宗号;依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 它是档案保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的基本条件。;归档文件目录用纸采用Ａ4 型；归档文件目录应装订成册。应包括目录封面和归档文件目录二部分。 ;将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，数量适度并填写档案盒封面、盒脊和备考表。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜装入同一档案盒内； 同一年度、同一保管期限但不同机构（问题）的归档文件可放入同一盒中； ;盒脊 ;归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，盒脊朝外，便于实体管理。 一般先按保管期限、再按年度、机构或问题排列，具体排列顺序根据分类方案。 ;2;;;;② 修整编号;;;;3 ;;4 ;;;;;;;5;;谢 谢 ！