归档文件的整理技巧概论.ppt

整理步骤之五： 排 列 ◆ 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 （如“年度—机构（问题）—保管期限” ）， 按事由（问题）结合时间（办结时间）排列。 ◆ 相同保管期限的会议文件、统计报表、（介 绍信存根）等成套形成的文件应排列在一起。 整理步骤之六： 编 号（指编制档号） 完成分类排列的归档文件，以件为单位，在文件首页上方（我市统一为上方正中）空白处加盖归档章，编制档号。 图示1：归档章式样 （注：标有“*”号为选择项，下同） 全宗号：填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的 全宗代号。 年度：填写文件材料的分类年度，以四位阿拉伯数字标注 公元纪年。如“2010”。 保管期限：标注归档文件保管期限的全称或代号。可用“Y”代 表永久（我市不用Y ），“30”代表30年，“10”代表10年。 馆编件号：在档案移交进馆时，按进馆要求填写。 机构(问题)：按组织机构分类的，填写机构的全称或规范简称；按问题分类的，填写问题(职能)的分类名称。 室编件号：由档案室填写归档文件在同年度、同机构（问题）、同一保管期限内的排列顺序号。各年度的归档文件在最低一级类目内，从“1”开始逐件编流水号。 档号（编互见号要用） 全宗号—门类及年度号—类别及保管期限号—件号 11 2010 17 办公室 永久 11—W2010—办公室y—17 （11号全宗文书档案2010年办公室永久保管期限的第17件） 整理步骤之七： 归档文件目录 分年度、分保管期限编制归档文件目录 图示2：归档文件目录表头式样 2013.9. ★ 培训内容提要 ☆ 整理依据 ☆ 适用范围 ☆ 主要内容 ☆ “三合一”制度 相关表格样式及填写要求 ☆ 整理依据 ◆ 国家档案局《关于机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》（国家档案局 第8号令） ◆ 《归档文件整理规则》（DA/T22-2000） ◆ 《湖北省归档文件整理实施细则》 （2001 年制定，2011年第一次修订） ☆ 适用范围 ◆ 适用于全省各级各类机关、人民团体、 事业单位（以下简称“机关”）。 ◆ 企业可参照执行。 ☆ 主要内容 一、归 档 文 件 二、整 理 原 则 三、质 量 要 求 四、整 理 步 骤 ☆ 熟悉掌握 ◆ 相关表格样式的格式及填写要求 ◇ 归档章 ◇ 归档文件目录封面 ◇ 归档文件目录档案盒 （封面、脊背、底边） ◇ 备考表 ☆ “三合一”制度 归档文件按照经档案行政管理部 门或上级主管机关审核批准的《机关档 案分类方案、归档范围和保管期限表》 整理。 主要内容之一： 归档文件的定义 归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。 必须具备四个条件： （1）本单位工作活动中直接形成 (上 级、本机关、下级、同级或不相隶属机关等)； （2）办理完毕； （3）具有保存价值； （4）纸质。 主要内容之二： 整理原则 ◆ 遵循形成规律（如会议材料） ◆ 保持有机联系（请示与批复） ◆ 区分保管期限 ◆ 便于保管利用 主要内容之三： 归档文件质量要求 1、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。 ☆ 单份文件的正本（正文与附件）、定稿及文件处理签； ☆ 在事由上有密切联系的一组文件； ☆ 一项活动全过程形成的文件，包括起始、过程和结果。 2、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。 3、破损的文件进行了修复。 ＊ 公文质量要严格把关 ◎ 公文是档案的前身，要严肃对待 ◎ 格式要规范，用纸、拟、阅文签尽量统一用A4纸 ◎ 杜绝错别字 ◎ 凡依单位名义归档文件都要用印章（包括计划、总结、 报表、大事记、合同等，