办公自动化管理规定.doc

PAGE 1 目的 为加强丹东银行（以下简称“本行”）办公自动化系统（OA系统）管理，保障计算机网络和信息系统的安全、稳定运行，提高工作效率，有效降低和节约成本，保障电子公文和各种信息传递快捷通畅及时处理和反馈，结合本行实际情况，特制定本规定。 2 范围 2.1 本规定明确了本行办公自动化系统管理的内容和要求。 2.2 本规定适用于本行办公自动化系统管理。 3 术语与定义 电子公文：电子公文是指在本行管理过程中所形成的具有效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。 4 职责与权限 4.1 总行各部门负责OA系统文件的拟稿。 4.2 合规管理部负责稿件的法律合规性审核。 4.3 综合办公室负责权限内稿件的审核，发布、转发，OA系统的使用、管理、有关办公自动化系统资料归档。 4.4 综合办公室总经理负责权限内文件转发的审批。 4.5 科技开发部负责与综合办公室协调解决使用OA系统过程中出现的问题。 4.6 主管行领导负责权限内文件拟稿的审批。 4.7 技术开发商负责解决涉及OA系统问题的解决。 5 政策 准确、规范、安全、及时。 6 流程图 6.1 发文流程图 6.2 收文流程图 7 风险控制要点 详情见风险库。 8 内容与要求 8.1 办公自动化管理流程描述（发文） 8.1.1 拟稿 总行各部门根据要求拟建文稿，采用“双轨制”即：计算机办公和手工方式办公同时进行，部门负责人权限内对文稿进行审批后，报综合办公室。 8.1.1.1 各部门需发布信息时，可通过电话、传真或书面等形式向综合办公室申请，经综合办公室总经理同意后由综合办公室文书岗办理信息发布。 8.1.2 审批 综合办公室对接收各部门电子公文的完整性和文体格式等进行审核，对不能正常接收的电子公文，应及时与有关人员联系，查明原因，及时解决，必要时经合规管理部进行稿件的法律合规性审核，再报主管行领导权限内进行审批签发人签署意见，各审核意见人都要给出具体的审核意见，即拟同意或不同意。 8.1.3 发布 主管行领导审批后由综合办公室通过OA系统发布文件信息。 8.1.3.1 总行各部门要指定专门的工作人员在每天上、下午上班后和下班前10分钟及时登录OA系统，进入待办事项查看是否有需要进行及时处理的信息，并始终使OA系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通；如因出差或出差时间长，须指定授权的公文代办人代办。 8.1.3.2 电子公文处理 1) 各部门工作人员保护好自己的登录信息，及时更换操作密码，正确使用，确保安全。 2) OA系统处理公文的正文及附件必须遵循以下规定： a) 文件的正文只能是WORD形式的电子文件； b) 附件可以是任何格式文档，可以多份。 3) 公文完成审核、签发手续后，综合办公室在印制纸质公文同时，将其通过OA系统处理生成电子公文，并与纸质公文一并归档。 4) 发布的信息内容不得违背、对抗行发文等较高规格的文件、制度、政策或法规；信息发布的格式参照公文处理规定的文件格式执行，在标题中不得出现“急”、“紧急”、“特急”、“！”等不规范的字符。对不合规范的信息，综合办公室有权责成有关部门予以修改或撤销。 5) 电子公文发送后，各部门拟稿人根据文件的缓急程度对所发公文的运转情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系，以加快公文在各审核环节的运转。 8.1.3.3 总行所有的会议通知在使用短信通知的同时使用OA系统发送。 8.1.3.4 及时通过OA系统发布有关的工作动态、公告等信息。 8.1.4 管理 OA系统在使用过程中出现需求变更和使用的一般问题，由综合办公室和科技开发部统一协调解决，涉及系统问题的由技术开发商解决。 8.1.4.1 设备管理 a) 办公自动化终端设备和办公自动化信息存储及交换设备，包括计算机、打印机、扫描仪、复印盘、U盘、移动硬盘等，根据工作需要，由综合办公室统一配备； b) 本行及本行工作人员使用和管理的办公自动化信息存储及交换设备、办公自动化终端设备实行谁使用、谁保管、谁负责。本行公共使用的由综合办公室负责保管维护或由指定的存放（责任）总行各部门负责保管维护；总行各部门公共使用的由总行各部门负责保管维护；本行工作人员个人使用的由使用人负责保管维护； c) 本行购置和非本行购置存放在本行和本行工作人员处的办公自动化网络设备，本行有义务保证其安全并提供使用环境，做好防火、防盗、防水和保证电源等工作。 8.1.4.2 1) 在OA系统中电子公文交换各环节要严格保密，不得泄漏操作程序或登录信息等相关的信息。 2) 系统管理员须定期更换密码口令