《归档文件整理工作的八个环节》.ppt

（一）编写全宗说明 全宗说明的标题： 　＊＊＊（单位名称）＊＊＊年全宗说明 全宗说明包括4部分内容： 1、归档单位的主要工作职能 2、组织机构情况 3、本年度工作概况 4、文件材料整理归档情况 归档文件目录设置的项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注 件号 责任者 文 号 题 名 日 期 页 数 备 注 （二）编制归档文件目录 1、件号：室编件号。 2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 填写责任者时注意： 1）应使用全称或通用简称；不能使用本部、本委、本局等含义不明，难以判断的简称； 2）联合发文时一般应将所有责任者照抄，责任者过多时可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须抄写； 3）未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。 3、文号：发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。 填写文号时注意： 1）要照实抄录，不能省略； 2）不能填写如“会议文件之一”等文件顺序号，“情况反映”等刊物名称。 4、题名：归档文件的标题。 填写题名时注意： 　1）因为在第2栏中已经标明责任者，所以在“题名”这一栏中只需填写问题和文种。 如：国家档案局有一份文件，完整的题名是《国家档案局关于加强社区档案工作的通知》。题名栏只需填入“关于加强社区档案工作的通知”。 件号 责任者 文 号 题 名 日 期 页 数 备 注 国 家 档案局 关于加强社区档案工作的通知 2）文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号。 如：原标题《移交清单》。这是我局一个同志因工作调动，向办公室移交摄像器材的清单。那么，标题要重新拟为［关于移交摄像器材的清单］。 如：原标题《中共海口市人民政府办公厅党组关于陈业秀等同志职务任免的通知》。在这个通知里，有我们市档案局王位益等3名同志的职务任免。那么，市档案局存档此文件时，标题要重新拟为［关于王位益、蔡俊标、麦春鸣等同志职务任免的通知］。 　3）正文题名不能反映出附件内容的，要在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。 　　　如：原标题《关于进一步加强我市精神文明建设的决定》，附件是：市民公约。那么题名应为：“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）”。 　4）会议记录应填写每次会议的主要内容。 　如：××会议记录［1、××××；2、××××］。 　会议纪要的填写：××××会议纪要（第×期）：［××××××××］。 　简报、令、情况反映等填写方法类同会议纪要形式。　 5）干部、党员、知识分子花名册， 干部定期统计报表，党员统计报表等填写形式。 如：国家机关、企事业单位干部定期统计报表拟写为：××××年干部定期统计报表 6）对于一些请示件，领导只是在文件处理单上做了意见或者批示，没有正式行文答复，这张文件处理单就可以看作是复文。 如：海口市档案局写给徐唐先副市长的请示：《海口市档案局关于召开档案工作表彰大会的请示》，徐唐先副市长作了批示，不再另外行文答复，此时，文件处理单与请示件为一件，题名可以拟写为：[关于海口市档案局召开档案工作表彰大会的批复]，责任者一栏填写为“徐唐先副市长”。 5、日期：文件的形成时间，即文件的落款时间。 填写日期时注意： 1）文件未注明日期的应根据文件内容考证出来并填上； 2）只有年无月日的标为“×××× 0000” 。 6、页数：即一件文件的总页数。 归档文件须编页号，页号用钢笔标注于归档文件页面正面的右上角和背面的左上角。文件中有图文的为一页。 另，若在空白页加盖归档章，则此页也算作一页。 7、备注：注释文件需说明的情况。如密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。备注栏填写不下时，可在备注栏内加注“*”号，将具体内容移入备考表中填写。 归档文件整理工作的八个环节 海口市档案局  归档文件整理工作的八个环节 一、归档文件的收集 二、归档文件的价值鉴定 三、归档文件的装订 四、归档文件的分类 五、归档文件的排列 六、归档文件的编号 七、归档文件的编目 八、归档文件的装盒 两个概念 1、归档文件 　 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理 　 将归档