备件管理办法.docxVIP

三包备件管理办法 1?目的 规范直属分公司和营销保障中心（以下简称“驻外机构”）三包备件管理流程，明确职 责和要求，提高三包备件、旧件处理速度，提升工作效率。 2?适用范围 适用于驻外机构三包备件领用、更换、旧件索赔的全过程。 3?职责 3.1?驻外机构服务代表：负责三包备件的申请、更换，服务记录、现场照片提供，及三包旧 件的收集。 3.2?驻外机构服务管理员：负责对提交的三包备件申请初审，物料代码的确认，备件领用单 的制定，旧件的回收及返回。 3.3?备件公司仓库管理员（包括分库管理员）：负责三包备件的出库及未更换备件的回收管 理（部分直属分公司备件分库管理员由服务管理员兼）。 3.4?驻外机构服务经理：负责对授权金额内的三包备件（领用和购买）进行审核，负责制定 三包备件计划。 3.5?服务运营部：负责驻外机构授权金额外备件采购的审核，三包领用大件审核手续的办理， 旧件回收、相关信息的确认，旧件的二次索赔以及三包备件费用的统计。 3.6?备件公司：负责三包备件的组织、对驻外机构物料代码的技术支持、临时配件的发运、 按计划进行备件补库。 3.7?呼叫中心：负责备件使用真实性的回访。 3.8?服务管理部：负责三包备件使用情况的督察，以及营销公司内部备件工作缺陷的考核。 3.9?公司营运部：负责对营销公司和备件公司备件工作缺陷的督察和考核。 4?内容 4.1?三包备件使用原则 4.1.1?先购买（从备件公司）后索赔（向公司）； 4.1.2?其中直属分公司采用虚拟购买方式。领用的三包备件（视同购买）在系统内，挂领用 分公司的账，旧件返回索赔后冲账。 4.2?三包备件计划与实施 4.2.1?服务运营部每月?5?日前，将上月各驻外机构发生的三包备件进行汇总。并按领用数量 排序，提供给驻外机构做为备件计划的参考依据。 4.2.2?驻外机构每月?20?日制定分库补库计划反馈给备件公司。 4.2.3?备件公司在下月?20?日前将驻外机构补库计划全额补库到位。 4.3?备件领用规定 4.3.1?售后服务代表接到派工指令后，10?分钟内与客户联系。落实故障情况，并通过?PDA 手机在系统内提交配件申请。 4.3.2?驻外机构服务管理员，对售后服务代表提交的配件申请单进行初审： ﹡对不符合“三包条例”的申请备件要求走“备件销售流程”； ﹡对符合“三包条例”的申请备件确定物料代码； ﹡审核授权 1）?直属分公司 a)符合“三包条例”、且单件价值在 元以下的备件，授权服务管理员终审； b)符合“三包条例”、且备件金额（单件）达到或超过 元的备件，由服务经理 审核； c)符合“三包条例”、达到或超过 元的备件，由驻外分公司在办公系统内提交 呈批流程报营销公司售后副总及公司主管领导批准后执行。 2)?保障中心（由保障中心自行决定） a)符合“三包条例”、且单件价值在 元以下的备件，由保障中心授权服务管理员 终审； b)符合“三包条例”、且备件金额（单件）达到或超过 元、同时不在《保障中 心合作协议》规定的大件范围之内的备件，由保障中心服务经理审核； c)符合“三包条例”、且在《保障中心合作协议》规定的大件范围之内的备件，由保障中心 在办公系统内提交呈批流程，报营销公司售后副总及公司主管领导批准后执行。 ﹡对各级审批未通过的备件，由驻外机构自行修复或由客户按备件销售流程自行购买。 4.3.3?系统内无法自动提供物料编号、物料代码，而驻外机构服务管理员无法确定时，备件 公司提供支持。 4.3.4?备件分库缺货处理 ﹡驻外机构应做好备件分库日常的补库计划，确保常用和必须的三包备件在需要时，分库 有库存。 ﹡对于审批已经通过而备件分库无库存的，分库管理员或服务管理员（兼），按备件订货流 程紧急订货，或按紧急采购流程进行紧急采购。 4.3.5?备件出库 ﹡在审批通过后的三包备件，当地分库有库存或紧急订货到位后，驻外机构服务管理员?10 分钟内制定，并打印备件领用单（一式六联：存根联、财务联、仓库联、领料联、索赔联、 出门联），将其中的五联交服务代表或备件发货员。 ﹡服务代表或备件发货员，10?分钟内凭五联备件领用单到分库领料。 4.4?备件紧急采购 4.4.1?为保证备件质量，原则上不允许驻外机构在公司营销系统外采购备件，驻外机构应加 强备件计划管理，确保三包备件齐全。 4.4.2?同时满足以下条件，允许驻外机构采购三包服务当时急需数量的备件： A、?三包服务紧急需要； B、当地分库无备件库存； C、备件公司无法紧急提供； D、?就近的营销保障中心也无法及时提供； E、?单件价值低于?3000?元备件。 4.4.3?单件价值达到或超过?3000?元的备件，且同时满足?4.3.2?中的?A、B、C、D?条款，如保 障中心需要紧急在公司营销系统外采购，需报服务运营部批准