O-著名的长沙金鹰城物业管理制度与作业手册程序文件.docVIP

程 序 文 件 湖南XXXX物业管理有限公司 湖南XXXX物业管理有限公司 程序文件目录 序号 文 件 名 称 文件编号 版本 备注 1 文件控制程序 YSHZ-CX-02-01 A/0 2 质量记录控制程序 YSHZ-CX-02-02 A/0 3 目标管理程序 YSHZ-CX-02-03 A/0 4 内部沟通与信息交流程序 YSHZ-CX-02-04 A/0 5 管理评审控制程序 YSHZ-CX-02-05 A/0 6 人力资源管理程序 YSHZ-CX-02-06 A/0 7 合同评审控制程序 YSHZ-CX-02-07 A/0 8 物料采购程序 YSHZ-CX-02-08 A/0 9 分包方控制程序 YSHZ-CX-02-09 A/0 10 外委工程控制程序 YSHZ-CX-03-10 A/0 11 标识和可追溯性控制程序 YSHZ-CX-02-11 A/0 12 测量和监控装置控制程序 YSHZ-CX-03-12 A/0 13 客户满意度测评程序 YSHZ-CX-01-13 A/0 14 内部审核控制程序 YSHZ-CX-02-14 A/0 15 不合格品控制程序 YSHZ-CX-02-15 A/0 16 数据分析及处理程序 YSHZ-CX-02-16 A/0 1 文件控制程序 YSHZ-CX-02-01 A/0 1.0目的：  规范管理体系文件的编写、审核、批准、发放、更改、处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效控制。 2.0适用范围：  适用于本公司管理体系文件的控制。 3.0职责 3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。 3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。 3.3工程技术部负责小区图纸、技术图样的管理与控制。 3.4综合事务部负责管理体系文件原件、质量记录表格原件的保存。 4.0程序 4.1本公司文件分为以下四个层次：  第一层次 质量手册  第二层次 程序文件  第三层次 作业指导书  第四层次 质量记录表格、资料（包括图纸、技术图样等）。 4.2文件的编制、审核与批准 4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。 4.3受控文件的发布 4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写《文件更改通知单》提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。 4.3.2综合事务部对文件进行统一编号，具体方法见《文件编号规则》。 4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未通过，文件自动返回编制部门继续修改。 4.3.4文件分“受控文件”和“非受控文件”两类。受控文件需加盖蓝色“受控文件”章，非受控文件加盖红色“非受控文件”章，作废文件加盖红色“作废”章。没有管理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。 4.3.5综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在《文件发放回收记录》签收。 4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次，改次状态号递增１次。若质量管理体系文件有三分之一的修改时，版本号从A、B、C … … 递增。 4.4受控文件的回收及处理 4.4.1综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。如文件持有部门不能提交旧版本文件时，应提交书面原因方可发放新版。 4.4.2综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。 4.5文件原件的管理 4.5.1新制文件发放完成后，综合事务部将相应《文件更改通知单》、《文件发放回收记录》及文件原件配对后保存。 4.5.2新制文件发放完成后，综合事务部将相应记录与旧版文件原件配对保存，作废文件原件盖“作废”章后，做相应处理。 4.5.3公司文件和资料原件及作废版本原件一般不予借阅，若需借阅，应经管理者代表书面同意，且借阅时间以一周为限。借阅文件部门应正确使用、妥善保管，防止被误用或丢失、污损。 4.6受控文件在以下情况可以非受控方式发布，综合事务部不负责对其进行更新： 4.6.1因宣传等原因，经管理者代表批准，受控文件可以非受控方式对外发布。 4.6.2因培训等原因，经综合事务部批准，受控文件可以非受控方式在公司内部发布。 4.7文件的评审 4.7.1文件体系的评审内容，包括文件体系的适宜性、充分性、有效性。 4.7.2对文件体系提出增加、更改、删除要求的，由综合事务部负责按本程序实施。 4.8外来文件的控制 4.8.1外来文件是指非本公司发放的文件和资料，包括国家、行业标准、法规条例、技术文件等。 4.8.2相关部门收到外来文件后，如该文件内容涉及到物业服务及质量管理体系且公司准备采用时，接收部门将此文件送到综合事务部备案，由管理者代表