管理沟通第三章 有效地写 (2).pptVIP

第三章 有效地写 第一节　管理写作 　　为什么管理写作在职场上得到如此的重视？相对于口头沟通而言，写作这种书面沟通方式更加适合传达事实和复杂的信息，并且可以形成永久性记录以便日后回顾和查证。玛丽·蒙特认为，这种传统的文字渠道有助于“采用准确的措辞和语法”，读者可以获取较为详细的内容和大量的细节，同时这是一种私密性良好的沟通形式，适用于地理上分散的沟通对象。英国著名的哲学家、思想家、作家和科学家弗兰西斯·培根（Francis Bacon）写道，“阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作与笔记使人精确。”管理写作，诸如备忘录、正式报告和商务信函等，有利于清晰准确地传递信息，指导人们的行动或提供决策依据。 第二节　一般情况下的写作 一、收集资料 　　收集资料之前，我们首先要明确“写什么”，这是收集资料的基础。鲁迅先生写道，“只看一个人的著作，结果是不好的；你就得不到多方面的优点。必须如蜜蜂一样，采过许多花，这才能酿出蜜来，倘若叮在一处，所得就非常有限，枯燥了。”因此，我们必须由“写什么”进而考虑“需要什么资料”，“从哪些渠道获取这些资料”。 　　我们一般可以从文献资料、网络资源和调查访问等方式收集信息。文献资料包括书籍、报刊、统计年鉴和财务报表等。网络资源包括电子数据库和信息发布的网站等。调查访问需要我们设计一套调查工具，比如调查问卷或访谈提纲，从受访者对调查问题的反馈收集到有用的信息。另外，我们也可以运用头脑风暴法，通过专家主题会议的召开集思广益，也可以通过笔记或小卡片的制作随时随地记录想法或者有意思的观点，成为收集资料的另一个重要来源。 二、组织观点 　　收集到充分的信息后，我们必须整合相似的信息，独立出不同的分析维度。组织观点常见的方式有：（1）在Word文档中运用“自动编码”的功能做出分层；（2）运用环状观点图或金字塔型观点图，分清主要观点和次要观点；（3）运用甘特图直观表示时间的安排、工作内容以及资源的使用情况等；（4）运用Mindjet MindManager软件捕捉、组织和联系信息。例如，美国波音公司将所有飞机维修工作手册绘制成25英尺的“思维导图”（Mindmap），使原来需要花一年以上的时间才能消化的数据短短几个星期就能够掌握。 三、提炼材料 　　组织观点之后，我们通常会问——“读者最需要了解什么”？“要点是什么”？“支持各个要点的材料有哪些”？ 四、起草文章 　　每个人都有自己的写作习惯。美国小说家欧内斯特·海明威（Ernest Hemingway）为了让句子和篇幅尽量短些，习惯站着写；法国著名的文学家、思想家、批判现实主义作家、音乐评论家和社会活动家罗曼·罗兰（Romain Rolland）习惯起草文章时在案头上放一面镜子，或者边走边思考，反复推敲；俄国诗人涅克拉索夫习惯躺在地板上写作，心里舒坦，思路开阔。玛丽·蒙特写道，“做到有效率起草文章的关键在于释放你的创造力。”这里我们撇开细节性问题，从策略和技巧的角度探讨起草文章的方法。 五、修改文稿 　　卞毓方在给季羡林先生的书信中提到，“写作如砌楼，一稿是搭架，三稿是毛坯，五稿是初装，七稿是精装，如能写到九稿，就会写出神奇。”修改文章历来都受到写作者的重视。叶圣陶先生说，“修改文章不是雕虫小技，其实就是修改思想，要它想得更正确，更完美。想对了，写好了，才可以一字不易。”那么，我们应该如何有效地修改文章呢？一般来说，修改文稿从策略、宏观问题、微观问题和正确性进行修改。 第三节　特殊情况下的写作 一、克服思路堵塞 　　玛丽·蒙特在《管理沟通指南：有效商务写作与交谈》一书中提到克服思路堵塞的技巧。这些技巧都侧重在“改变”上，通过“改变”激发创造力和思维的连贯性。首先，“改变写作任务”使自己突破从开头写到结尾的惯性，拓宽思考的广度，避免自己因为“写不出来”而降低写作的信心，从观点结构的角度全面把握写作的整体思路。其次，“改变自己的活动”通过互动思考产生联想反应，广泛涉猎其他多个领域，拓宽思考的宽度。最后，“改变自己的固有观念”打破“依循思维”，在心理上建立自己的写作信心。 二、电子邮件 　　电子邮件已经成为一种有效率的生活和工作习惯。统计资料显示在全球范围内，平均每秒就有300万封电子邮件被发送出去。目前，我们不仅在工作时通过电子邮件与客户建立例行联系，而且经常在节日时透过电子邮件发送贺卡，传递祝福。电子邮件是由美国马萨诸塞州博尔特·贝拉尼克·纽曼研究公司（BBN）的工程师雷·汤姆林森（Ray Tomlinson）发明的，于1971年秋季诞生，但直到20世纪80年代才兴起。1987年9月20日，有“中国互联网第一人”之称的钱天白从北京经意大利向前联邦德国卡尔斯鲁厄大学发出了中国第一封电子邮件，内容是“穿越长城，走向世界”。