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[ 原创 ]EXCEL有效性设置的常见场景及方法
EXCEL 单元格可以限定可以输入的内容,有一方法,就是既定的规律化的输
入内容作为选项, 在有效性设置地方按 “序列”进行设置。 但是启用这种 “序列”
的方法也是有多种的, 从序列的来源划分的话。 下面,简要描述相关场景及其设
置方法:
1. 序列值简单,直接输入序列值
序列项目较少, 并且稳定不变的, 可以直接在相应的单元格设置有效性的时
候,在数据来源输入具体的选项。加入,我希望 A1 单元格只能输入“未开始、
进行中、已完成、已延期”四个选项中的一个,那么,步骤如下:
(1)选中需要设置有效性的单元格区域,本处是 A1;
(2)选择菜单“数据——有效性”,对话框允许选择“序列”;
(3)在数据有效性对话框中, 来源输入以下内容: 未开始 , 进行中 , 已完成, 已延
期
注意,直接在序列输入数据值:一不必在最前加一个“ =”号;二,选
项值之间的逗号是英文输入状态下的逗号,而不是汉文输入状态下的逗号。
(4)确认,即可发现 A1 单元格的下来选项只有设定的四个选项。
(5)当然,在( 3 )步如果需要可以输入“输入信息”和“出错警告”信息。输
入信息是, 设置有效性的单元格被选中, 将出现的输入提示性信息; 而出错警告
是,设置有效性的单元格输入错误,出现的警告信息或说明。
2. 有效性设置序列在同一个 Excel 文件,并且与设置有效性的单元格区域在同一
个电子表
假设,以上四个选项的值和 A1 都在一个文件的 BOOK1中,并且四个选项值在
I1 到 I4 。此时,设置有效性步骤如上, 但是序列的数据源设置为: =$I$1:$I$4
注意,前面有“ =”号。
3. 有效性设置序列在同一个 Excel 文件,但是与设置有效性的单元格区域不在同
一个电子表
假设,需要设置有效性的单元格 A1 在 BOOK1中,而四个选项值的清单在 Boo
k2 的 A1 到 A4 区域。
此时,直接按场景 2 进行设置,将无法进行,因为数据源,直接引用单元格
数据,必须保证设置单元格有效性的区域和序列数据源在同一个电子表。
解决的方法:
(1)在 BOOK2中,将单元格区域 A1:A4 命名为“完成状态”(这个命名可以是
英文的,也可以是汉文的)。
(2)在 BOOK1中,选择单元格 A1,设置有效性数据源时输入: =完成状态
通过以上两步, 就可设置成功。 这种模式, 在一些 EXCLE模板中, 标准数据
单独放在 DATA表中,业务表中,引用 DATA表基本数据的情况参见。
(4)有效性设置的高级应用之一:利用库函数实现多级有效性动态控制
A1 的选项清单是 a1 到 a5,B1 的选项清单,有 a1 到 a5 决定的。这种场景
下, B2 的选项清单是动态的,具体方法如下:
在单独的 DATA表中, a1 到 a5 作为一个源,命名为“一级选项”,每个一级
选项对应的子选项清单, 在另外的区域设置, 并将这些区域用其对应的一级选项
值进行命名。例如, B1第一个选项来源对应 a1,有 10 个选项,这 10 个连续选
项区域统一命名为: a1;其他类似。
在 Book1 中,A1 按照第三种方法进行设置, 在 B1 单元格中, 数据源设置为:
=INDIRECT(A1)。该函数的意思是,通过 INDIRECT调用 A1 单元格对应的值,
而 A1 单元格对应的值,又代表
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