中小企业公章、证照管理制度.pdfVIP

公司公章证照管理制度 第一章 总则 一、 为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止 遗失并保证按时年检，特制订本制度 二、 下列证照及资料由专人负责统一保管： 1. 营业执照、许可证、法人代码证、批准证书、税务登记证、贷款证、外 汇管理登记证、土地证、房产证、新药证书、 GMP 认证证书等证照原件 及其申办原始资料。 2. 所有资信类文件，如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报 告等。 3. 重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、章 程、同事会任命文件等。 4. 经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。 三、 公司设机要员 1 名，全权负责证照及重要文件资料的管理， 其职责如下： 1. 建立证照资料目录及相应档案，以便及时查找。 2. 负责日常管理，保证证照资料的完好无损，防止任何情况下的遗失损失。 3. 负责有关证照的申办、变更、年检、延期等工作。 4. 严格按照公司的有关制度办理有关借阅、借用、复印等工作。 5. 严格交接转移手续。 四、 证照资料的借阅、借用、复印管理办法： 1. 公司员工因工作需要必须借阅、借用、复印证照资料时，应先出具书面 申请，写明是由几拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经主管副总 经理同意并签字确认后，可到机要员处办理相应手续，该主管副总经理 如不在海口，可由其授权的其它负责人办理审批业务，但办理时，必须 电话请示其同意。 2. 机要员仅凭主管领导审批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它 任何人员提出的任何要求，均不予受理。 3. 凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申 请延期，手续与上述 1 款相同，但最长不得超过 1 个月。 五、 违规责任： 1. 凡因保管不善或借用、借阅手续不齐，导致证照及重要文件资料遗失的， 由机要员承担补办费及相关责任。 2. 凡因借用、借阅人过失而造成的证照资料灭失，由借用、借阅人承担补 办费用及相关责任。 3. 如因机要员主观原因造成的证照逾期年检等行政罚款均由机要员自行承 担。 印章管理办法 第一章 总则 第一条 为了切实加强印章管理， 确保印章的法定性、 权威性、 效用性和安 全性，根据《国家印章管理办法》和公司实际情况，特制定本办法。 第二条 本办法中所指印章是在公司发行或管理的文件、 凭证文书等与公司 权利义务有关的文件上， 因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用 的印章。 第二章 印章的刻制与更换 第三条 总公司及其部门印章的刻制、更换，均需统一由总裁办提出申请， 报董事长批准后由总裁办按照有关规定负责刻制。 第四条 各下属公司印章的刻制、 更换， 由本公司办公室提出申请， 下属公 司总经理审定，报公司总裁批准。 第五条 印章的形体和规格，按国家有关规定执行。 第六条 新旧印章的更换时，应将旧印章交还总裁办后，方可领取新印章。 第三章 印章的颁发、启用 第七条 印章的颁发，必须正式行文通知。 第八条 颁发印章时， 严格履行登记和签收等手续， 并密封包装，保证安全。 领印单位派二人持有本单位负责人签名的证明领取印章。接到颁发的正式印章， 应立即向公司总裁办报告，一遍确认印章安全发到。 第九条 新印章要做好戳记，并留样保存，以