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工程和采购类合同管理流程 页码：第 PAGE 5 页 共 NUMPAGES 8 页 工程和采购类合同管理流程 流程图 流程概况 流程目的 确保合同执行及关联各方掌握合同主要条款内容，提升合同履约质量 适用范围 与供应商签订的各类合同 流程主导及 参与部门 招采部（主导）、法务人员、各业务部门。 部门 流程中承担职责 总经理 审批合同示范文本； 审批非标准合同文本。 副总经理 审批合同示范文本； 审批非标准合同文本。 工程部 1．负责合同承包范围； 2．提供工程技术标； 3．负责合同中的工期、进度、质量、履约、担保、保修； 4．负责合同款支付、结算、奖罚； 5．负责变更、签证。 营销部 1．负责审核与营销相关的合同条款； 2．负责审核变更相关的合同条款。 设计部 1．负责审核与技术相关的合同条款； 2．负责审核变更相关的合同条款。 法务人员 对合同示范文本进行法务审核； 负责对合同签订过程进行法务支持； 对争议合同进行协商变更。 招采部 负责编制合同示范文本； 组织拟定非标准合同； 组织相关部门进行合同会签； 组织签订各类采购合同； 配合需求部门监督合同履行； 组织解决争议合同问题。 成本部 提供工程量清单； 负责审核合同价款调整、合同款支付相关条款； 负责审核变更、签证、结算、奖罚等与成本有关的条款。 财务管理部 1．负责合同款支付方式； 2．负责提供发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税等有关事宜。 3.工作程序 合同示范文本标准化、合同办理 招采部组织合同示范文本的编制、更新与管理。合同示范文本报批程序：招采部组织职能部门编写合同示范文本后，交付法务审核，由副总经理、总经理审批。批准后的合同示范文本各部门应予执行。 若签订使用的合同示范文本需要修改，招采部根据供应商选择过程中双方约定的资料，进行合同的洽谈；由招采部组织需求部门及法务人员会签，提交至副总经理、总经理审批。 若签订合同无须修改，则由招采部组织需求部门及法务人员会签，提交至副总经理、总经理审批。 合同审批原则上应按顺序依次执行，遇特殊情况下可临时调整次序，但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。 各部门合同审核的重点 3.1.5.1 各部门审核重点如下： 序号 部门名称 审核重点（包含但不限于） 1 招采部 合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款。 2 工程部 合同承包范围；合同中的工期、进度、质量、履约、保修;合同款支付，结算、奖罚；负责变更、签证。 3 设计部 技术相关的合同条款、变更。 4 营销部 营销相关的合同条款、变更。 5 法务 合同风险判断、与法律相关的内容，包括但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、担保、诉讼等条款。 6 成本部 工程量清单、合同价款及价款调整、合同款支付、变更、签证、结算、奖罚等与成本有关的条款。 7 财务管理部 合同款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。 3.1.5.2在合同签批过程中，若各部门对合同条款的理解分歧比较大，招采部根据实际情况组织对合同进行会议评审，评审后的合同经审批后确定为定稿合同。 3.1.6合同签署和盖章： 合同原则上由对方先签字盖章（合同原件我方不低于四份）。 合同须完成公司最终审批由招采部申请用印盖章。最终签字、盖章的合同文本要求：应与审批文稿一致；会签、审批中全部调整意见修改完毕并经副总经理、总经理确认。 3.1.7合同存档、备案与上传 3.1.7.1合同编号及备案：合同编号的编制时间节点是签订合同主体公司盖章之后一个工作日内，合同主办部门的相关人员持相关材料到招采部，由招采部对合同进行存档备案一份原件，其他合同原件由合同主办部门的相关人员根据相关部门的需求，分送各相关部门。 备案资料包括：招标文件审批表、招标文件、开标记录、合同谈判记录、合同签批表、未招标审批表、中标人投标文件、合同原件等相关资料。 3.1.7.2 合同存档时须注明：工程类、非工程类-项目名称-合同名称-成本科目-专业名称-合同编号。 3.1.7.3 合同台账：招采部负责合同台账，每月进行更新。 合同的执行与反馈 合同执行：合同执行部门负责按合同条款执行,招采部进行监督。招采部每月收集各部门（项目公司）合同执行中与合同管理相关的问题，汇总分析检查出的相关问题，改进合同的管理。 3.2.2合同执行部门在合同履行过程中应注意：涉及工期、造价、质量等方面的事宜决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件的，如以公司名义发出时，应以法律规定的有效方式发送，并要求对方工作人员签收并保留发出的凭证，如对方拒收应立即改为特快专递方式重发，填写邮政特快专递时在备注中写明函件的简要内容，并将发送凭证报部门内勤存档；如接收对方文件时，则应为文