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西城区会计档案整理操作手册
会计档案是整个国家档案的重要组成部分,是各单位经济活动的原
始记录。为了配合本区财政管理改革,创新和规范会计档案管理模式,
便于档案的完整收集、安全保管和有效利用,特制定本手册。
1 范围
本手册规定了会计档案的整理程序和使用的装具。
本手册主要适用于区属党政群机关、街道、企事业单位。
2 定义
本手册采用下列定义:
2.1 会计档案
会计档案是指会计凭证、 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,
是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
2.2 会计核算材料的整理
将归档的会计凭证、会计账簿、财务报告及其他核算材料,按照操
作程序,以卷为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒的过程。
2.3 件
归档会计核算材料的整理单位。一般以经过装订的每册(卷)为一
件。
3 整理原则
会计档案的整理要符合会计工作的专业要求,遵循其专业管理的
规律,坚持由会计部门负责整理的制度,区分不同保管期限,便于保
1
管和利用。
4 质量要求
4 .1 归档的会计核算材料要真实、准确、齐全、完整。
4 .2 会计账簿要做密封装订。
4 .3 整理时, 应使用统一要求的纸张、装订材料、档案保管装具
等。
5 整理方法
5 .1 分类
会计核算材料应采用类别——会计年度——保管期限的方法进行
分类。分类方法不能随意改变。
5.1.1 类别
将全部会计核算材料按会计凭证、会计账簿、财务报告、会计
其他核算材料四类分开。
5.1.2 年度
每类之下的会计核算材料再按会计年度分开。
5.1.3 保管期限
每一年度内的会计核算材料根据保管期限依次分开。
会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 3
年、5 年、 15 年、25 年四类。 (参见《行政单位、事业单位会计档案
保管期限表》、《企业和其他组织会计档案保管期限表》 )。
5.2 装订方法及质量要求
归档的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他核算材料应进行
2
装订,会计核算材料的装订,首先要按类别分开,即会计凭证、会计
账簿、财务报告、 其他核算材料等不要混杂, 每一类别的材料按照形
成的时间顺序, 结合数量多少, 根据不同价值, 组成若干个保管单位,
一卷为一件。
5.2 .1 会计凭证装订方法及要求
会计凭证按月分别装订成卷,一卷为一件。每月可装订成一件
或若干件。
5 .2 .1.1 按记账凭证的编号顺序排列,防止漏号、颠倒。
5 .2 .1.2 记账凭证所附的各种原始凭证(如收据、发票等)
要折叠粘贴整齐、规范。
5 .2 .1.3 使用财务软件的记账凭证采用统一规格打印,页
号由财务软件自动生成。手工填写的记账凭证按要求编写页号。
5 .2.1.4 记账凭证用线绳在左上角装订,厚度一般在 1-2 厘
米。装订后要在凭证左上角包斜角, 并在正面包角接缝处加盖单位财
务专用章,背面加盖经手人员印章。
5 .2 .1.5 凭证封面填写要项目齐全、规范清楚。
5、2 .2 会计账簿装订方法与要求
会计账簿要按照账簿形成的特点,在同一年度中,将不同保管
期限和不同种类的会计账簿分别装订成卷,一卷为一件。
5 .2.2.1 会计账簿要有连续页号,页号填写在账簿右上角,
使用钢笔或签字笔填写。
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