邮件基本礼仪.docVIP

广州市速特非凡信息科技有限公司 规范管理之邮件礼仪 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 1 页 邮件的基本礼仪与规则 为了树立公司基本形象，体现员工个人素质，特规范公司邮件发送和接收的基本礼仪要求，做到双方沟通愉悦，提升办事效益，保证邮件沟通无障碍，以帮助提升公司整体形象。 一、邮件字体（建议）：邮件字体:Courier New;? 字体大小:10号字;? 颜色:黑色/酱红色; 二、邮件发出的基本礼仪：一个完整的邮件至少应当有主题、称谓、文字内容的说明、落款，如有附件应当确认粘贴 [很多新人会常常发送一些没头没尾的邮件，主题和附件漏掉是最常犯的毛病，这会很大程度上影响收件方对该员工专业化程度的质疑]； 三、 邮件回复的基本礼仪：一般来讲，对于主送方是自己的邮件，收到会应有必要的回复；[收到后如毫无应答或立场表态会让对方揣测，也是一种对发件人不够友好的心理暗示] 四、 邮件主送与抄送的定义： 主送：是指产生该沟通的对话主体 [其中暗含着对方应将你所沟通的内容有所应答]； 抄送：是指你认为所沟通之内容出于职业规则应当被知晓\汇报\被监督\或征求意见的其他人员；[此项最考验该发件人的职场意识] 五、 关于抄送的几点常规准则： 一般而言，有关具体工作内容沟通的邮件至少应该抄送给发件人的上司与收件人的上司；[这是基本的上司对下属工作铺展的监督，这种监督能及时帮助和调整在沟通中的不足] 除了发件人的上司和收件人的上司外，如邮件的沟通内容涉及公司相关联的职能部门，应当同时抄送该职能部门的主管负责人；[如讨论的双方团队合作过程中产生的问题，应当抄送HR部门] 在特殊时期、特殊授权下展开的沟通，更需谨慎，抄送的对象需顺应这一特殊阶段的具体工作要求. 六、邮件发出后的跟进： 为了确保收件人对邮件的知悉，一般重要邮件需要通过其他渠道提醒（QQ、助讯通、电话、短信等），确保邮件100%到达接收人。 邮件内容提及时间，需要定期的做好跟进计划，确保跟进事件不会卡在某部门、某个人处暂停，通过流程跟进一定要确保邮件发出的目的性、有用性。 广州市速特非凡信息科技有限公司 二0一三年三月十二日