管理文秘 第5章 会议管理.docVIP

第 第 PAGE 1 页 共 16 页 一、教学目的 第 5 章：会议管理 通过会议管理的学习，使同学们了解会议管理方法，熟悉会议组织方法，掌握会议协调和控制的方法。 二、教学重点 1、会议管理基本知识 2、会议组织方法 三、教学难点 1、会议协调和控制的方法。四、教学时数 9 教时五、教学内容 会议管理概述 会议的含义 从词义上讲，“会”，是聚集、会合，“议”是商议、议事，就是讨论和研究问题。会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。 会议的要素 1.会议要素 分两类：一类是基本要素 ;另一类是其他要素，即可供选择的，并非为所有会议所共有。2.会议基本要素 包括：目的、时间、会址、主持者、组织者（也可能同主持者合一）、与会者、事项（议题）、议程、信息（情况、观点、结论、对策等）、会议规则、实现信息有效传递所需要的基本物质条件（会场和其他设施等）。 3.会议其他要素 包括：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。 会议的种类 1.根据会议的性质划分 （1）决策性会议 1）代表性会议 2）领导办公会议 （2）非决策性会议 1）日常工作会议 2）专业性会议 3）庆典性会议 4）总结交流性会议 5）座谈恳谈性会议 6）洽谈、谈判性会议 2.依据会议的形式划分 （1）工作会议 （2）座谈会议 （3）恳谈会 （4）动员会 （5）现场会 （6）研讨会 （7）记者招待会 （8）听证会 （9）联席会议 （10） 董 事 会 3. 根据会议的规模划分 （1）小型会议。小型会议一般指参加会议的人数少则几人，多则几十人或百人以下的会议。 （2）中型会议。中型会议一般指参加会议人数大约在百人以上千人以下。 （3）大型会议。大型会议一般指参加会议的人数在千人以上万人以下的会议。 （4）特大型会议。特大型会议指参加人数一般在万人以上的会议 4.根据会议所跨的地域范围划分 （1）国际性会议 （2）全国性会议 （3）地区性会议 （4）部门会议 会议类型除以上划分外，还可以从保密角度划分为公开性会议、秘密性会议，从会议召开的载体上划分，可分为常规性会议、电视电话会议、电子计算机网络会议等。 会议的功能 一是它可以实现信息的多向即时传递； 二是它可以有效聚集集体的智慧和力量； 三是它可以发扬民主，密切干群关系； 四是它可以统一思想，推动工作。 会议组织 会前筹备1.会议计划 （1）安排会议主题或议题 确定主题的主要方法：一是要有确实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。 提出议题有两种情况：一是由领导提出；二是领导提出会议的目标和要求，由秘书部门向所属单位征求意见，经筛选整理后，报领导审定。 （2）确定会名、规模和规格，提出与会人员范围或人员名单 1）确定会议名称 ①会议主办单位的名称；②会议的主题；③会议的类型 2）确定会议的规模和规格 3）提出参加会议的范围或人员名单 （3）拟订会议的时间与会期 1）提出会议召开的时间。 早不赶晚。但也要注意以下几点： ①要根据会议的主持人或主办会议单位的主要领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出席会议来确定时间； ②主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议可以除外； ③会见会谈性会议，应当事先同主、宾双方商议之后，再确定会议召开的时间. 2）确定会期。会期是指召开会议时间的长短。 （4）拟订会议的议程与日程安排1）会议议程的拟订 ①标题。由会议名称加上“议程”二字组成。例如“××公司表彰大会议程”。 ②题注。 ③正文。简明扼要地说明会议的每项议题和活动的顺序，并冠以序号，将其清晰地表达出来，名末一般不用标点。 2）会议日程的安排 会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天上午、下午、晚上三个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一的规定参加会议的活动。 （5）会议经费项目预算 根据会议的日程安排和会议规模，编制会议预算。会议预算一般包括以下几项内容： 1）会议费：场地租金、茶水费、设备租金等； 2）培训费：专家的讲课酬金； 3）资料费：包括文具费和资料印制等费用； 4）食宿费； 5）交通费； 6）其他。 （6）其它事项 1）落实食宿，安排交通，作好卫生保健工作。 2）制作会议证件。会议证件包括：代表证、出席证、列席证、工作证、记者证等。这些证件都应事先印制好，以便及时发给与会者和工作人员。 3）制定会议的值班工作与保密工作方案。 4）成立会议的筹备组织 ①秘书组。主要负责各种会议文件的准备、起草、印发、清退、立卷归档工。并负责会议通知和组织工作，负责报到、编排会议议程、日程及分组、安排座次等事项。 ②组织组。主要承办代表资格审查工作